Yönetim değişikliğinde devredilmesi gereken asgari unsurlar şunlardır: karar ve işletme defterleri, mali kayıtlar ile belge arşivi, aidat alacak listesi ve borç yaşlandırması, kasa ve banka bakiyesi, demirbaş listesi, personel özlük dosyaları, tedarikçi sözleşmeleri, bakım ve periyodik kontrol kayıtları, garanti belgeleri, anahtarlar ve sistem şifreleri. Tümü tutanakla teslim edilmelidir.
Yönetim değişikliği nasıl karara bağlanır?
Yöneticinin belirlenmesi ve değiştirilmesi kat malikleri kurulunun yetkisindedir. Karar, usulüne uygun çağrı ile toplanan bir kurulda ve kanunun aradığı yeter sayıyla alınmalıdır. Yıl ortasında da yapılabilir; kanun yönetici değişikliğini yıl sonuna bağlamaz.
Uygulamada sık yapılan hata, çağrı usulüne dikkat edilmemesidir. Çağrının kime, nasıl ve ne kadar önce yapılacağı yönetim planında ve kanunda düzenlidir; bu kurallara uyulmadan alınan kararlar iptal riski taşır. Yeni bir yönetim seçilirken kararın sağlam olması, sonraki tüm işlemlerin dayanağıdır.
Karar alındıktan sonra iki paralel süreç başlar: mevcut sözleşmelerin fesih bildirim sürelerinin işletilmesi ve devir hazırlığı. Bu ikisi birlikte planlanmazsa, eski yönetimin görevi bittiği hâlde yeni yönetimin henüz devralmadığı bir boşluk oluşur.
Devir tutanağında neler yer almalı?
Devir tutanağı, ileride en çok başvurulacak belgedir. Eksik hazırlanmış bir tutanak, sonraki yıllarda "bu borç ne zaman oluştu", "bu ekipmanın garantisi var mıydı" gibi cevapsız soruların kaynağı olur.
- Karar defteri ve işletme defteri (son işlenmiş sayfa belirtilerek)
- Mali kayıtlar: gelir-gider tablosu, banka ekstreleri, kasa bakiyesi
- Aidat alacak listesi ve bağımsız bölüm bazında borç yaşlandırması
- Devam eden icra takipleri ve hukuki dosyaların listesi
- Tedarikçi ve hizmet sözleşmeleri (asansör, temizlik, güvenlik, sigorta vb.)
- Sigorta poliçeleri ve yenileme tarihleri
- Personel özlük dosyaları, bordro kayıtları ve izin durumları
- Bakım kayıtları, periyodik kontrol raporları ve etiketler
- Garanti belgeleri ve yüklenici yazışmaları
- Demirbaş ve stok listesi (sayım yapılarak)
- Anahtarlar, kartlar, uzaktan kumandalar
- Sistem erişimleri: kamera, otomasyon, muhasebe, site uygulaması şifreleri
- Yönetim planı ve varsa iç yönetmelik nüshaları
- Açık iş listesi ve devam eden şikâyetler
Mali devir nasıl yapılmalı?
Mali devrin en kritik parçası alacak listesidir. Bağımsız bölüm bazında kim ne kadar borçlu, borç hangi döneme ait ve hangi aşamada takip ediliyor; bunların netleştirilmesi gerekir. Yaşlandırma tablosu olmadan yapılan bir devir, yeni yönetimin tahsilat gücünü doğrudan zayıflatır.
İkinci parça kasa ve banka bakiyesidir. Devir günü itibarıyla bakiyenin tespit edilmesi, banka hesabının yetki değişikliğinin yapılması ve ödenmemiş faturaların listelenmesi gerekir. Devir sonrası ortaya çıkan eski dönem faturaları, hangi bütçeden karşılanacağı belirsizse tartışma üretir.
Üçüncü parça belgelendirmedir. Yalnızca rakamların değil, o rakamları oluşturan belgelerin de devredilmesi gerekir. Bir kat maliki geçmiş bir harcamayı sorduğunda belgeye ulaşılamıyorsa, hesap verme zinciri kopar.
| Kalem | Ne tespit edilir | Neden önemli |
|---|---|---|
| Aidat alacakları | Bağımsız bölüm bazında borç ve yaşlandırma | Tahsilat gücünü belirler |
| Kasa ve banka | Devir günü bakiyesi, yetki değişikliği | Nakit sürekliliği |
| Ödenmemiş faturalar | Tutar, vade, ilgili dönem | Eski-yeni dönem ayrımı |
| Devam eden icra dosyaları | Dosya no, aşama, vekil bilgisi | Takibin kesintisiz sürmesi |
| Personel yükümlülükleri | Kıdem, ihbar, izin karşılıkları | Beklenmedik gider riski |
| Sigorta poliçeleri | Kapsam ve yenileme tarihi | Teminatsız kalmamak |
| Demirbaş ve stok | Fiziki sayım ve liste | Kayıp ve eksik tespiti |
Personel devri nasıl planlanır?
Yönetim değişikliğinde mevcut personelin durumu en hassas başlıklardan biridir. İki seçenek vardır: personelin yeni yönetim veya yeni hizmet firmasının bordrosuna devri ya da iş ilişkisinin sonlandırılıp kadronun yeniden kurulması.
Devir hâlinde kritik soru, devirden önceki döneme ait kıdem ve ihbar yükümlülüğünün kime ait olacağıdır. Bu, taraflar arasında yazılı olarak düzenlenmelidir. Sonlandırma hâlinde ise doğacak yükümlülüğün hangi bütçeden karşılanacağı işletme projesinde önceden gösterilmelidir; aksi hâlde yıl ortasında beklenmedik bir gider olarak ortaya çıkar.
Her iki durumda da personelin özlük dosyalarının eksiksiz devri şarttır. Eksik dosya, ileride açılacak bir iş davasında savunmayı doğrudan zayıflatır.
Yeni yönetimin ilk 90 günü
Devir tamamlandıktan sonraki ilk üç ay, hem tespit hem güven inşası dönemidir. Bu dönemde yapılan iş, sonraki yılların standardını belirler.
İlk 30 gün: fiziksel tespit ve envanter çıkarma, açık iş listesinin oluşturulması, kritik eksikliklerin (yasal kontroller, güvenlik açıkları) belirlenmesi, personelle tanışma ve görev tanımlarının netleştirilmesi.
İkinci 30 gün: bakım takviminin kurulması, tedarikçi sözleşmelerinin gözden geçirilmesi, tahsilat düzeninin oturtulması, sakin talep kanalının açılması ve ilk aylık raporun hazırlanması.
Üçüncü 30 gün: işletme projesi taslağının hazırlanması, öncelikli yenileme kalemlerinin gerekçelendirilmesi, denetim skorunun ilk ölçümü ve kat malikleri kuruluna sunulacak durum raporunun oluşturulması. Bu rapor, yeni yönetimin devraldığı tabloyu belgelemesi açısından da önemlidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Eski yönetim belgeleri teslim etmezse ne yapılır?
Teslim talebi yazılı olarak yapılmalı ve kayda geçirilmelidir. Sonuç alınamazsa kat malikleri kurulu kararıyla hukuki yollara başvurulabilir. Devir yükümlülüğünün sözleşmede yazılı olması bu süreci belirgin biçimde kolaylaştırır.
Yönetim yıl ortasında değiştirilebilir mi?
Evet. Yöneticinin değiştirilmesi kat malikleri kurulunun yetkisindedir ve yıl ortasında karara bağlanabilir. Yeni bir işletme projesi hazırlanarak süreç tamamlanır.
Devir sonrası çıkan eski dönem faturaları kimin?
İlgili oldukları döneme aittir ve o dönemin bütçesinden karşılanmalıdır. Devir tutanağında ödenmemiş faturaların listelenmesi bu tartışmayı önler.
Sistem şifreleri neden tutanağa yazılmalı?
Kamera, otomasyon, muhasebe ve site uygulaması erişimleri devredilmezse yeni yönetim çalışamaz. Ayrıca eski yönetimin erişiminin kapatılması KVKK açısından da gereklidir.
Devir ne kadar sürede tamamlanır?
Tespit, mali analiz ve belge devrini içeren süreç tipik olarak birkaç hafta sürer. Belirleyici olan genel kurul takvimi ile mevcut sözleşmelerin fesih bildirim süreleridir.
Yeni yönetim geçmiş dönemin eksiklerinden sorumlu mu?
Geçmiş dönemin ihmalinden doğan sorumluluk kural olarak o dönemin yöneticisine aittir. Ancak devraldıktan sonra tespit edilen yasal eksikliklerin giderilmesi yeni yönetimin görevidir; bu nedenle devir sırasında durum raporu hazırlanması önemlidir.