Tesis yönetimi sözleşmesinde en kritik altı madde şunlardır: kadro tablosunun sözleşme eki olması, hizmet seviyesi (SLA) hedeflerinin ölçülebilir tanımı, malzeme ve periyodik kontrollerin dahil-hariç ayrımı, personel devrinde kıdem ve ihbar sorumluluğu, fesih bildirim süresi ile devredilecek belgeler listesi ve fiyat güncelleme formülü.
Kadro tablosu neden sözleşmenin eki olmalı?
Hizmet sözleşmelerinde en sık yaşanan uyuşmazlık, sahada kaç kişinin çalışacağı üzerinedir. Sözleşme metninde yalnızca "yeterli sayıda personel görevlendirilecektir" yazıyorsa, yeterliliği kimin tanımlayacağı belirsiz kalır ve tartışma her ay yeniden başlar.
Doğru yöntem, kadro tablosunu sözleşmenin ayrılmaz eki hâline getirmektir. Tabloda görev unvanı, kişi sayısı, vardiya saatleri ve haftanın hangi günlerinde görev yapılacağı yer alır. Değişiklik ancak yazılı onayla yapılabilir hükmü eklendiğinde, sessizce kadro düşürülmesi de önlenir.
Tabloya eklenmesi gereken bir sütun daha vardır: ikame. Personelin izin, rapor veya resmî tatil nedeniyle görevde olmadığı günlerde yerine kimin geçeceği ve ikamenin kaç saat içinde sağlanacağı yazılı olmalıdır.
Hizmet seviyesi taahhüdü (SLA) nasıl yazılır?
Ölçülmeyen bir taahhüt, yaptırımı olmayan bir cümledir. "Arızalara en kısa sürede müdahale edilir" ifadesi hiçbir şey taahhüt etmez. SLA, arıza tipine göre azami süre tanımlar ve ölçüm yöntemini belirtir.
Sağlıklı bir SLA üç bileşenden oluşur: kategori (acil, öncelikli, rutin), her kategori için azami ilk müdahale ve çözüm süresi, ve sürenin hangi kayıt üzerinden ölçüleceği. Ölçüm kaydı bir talep takip sistemi üzerinden tutulmalıdır; aksi hâlde süre iddiası tarafların hafızasına kalır.
SLA'ya yaptırım bağlanması da önerilir. Yaptırım mutlaka ceza olmak zorunda değildir; belirli bir eşiğin altına düşülmesi hâlinde iyileştirme planı sunma yükümlülüğü ve tekrarı hâlinde fesih hakkı da etkili bir düzenlemedir.
| Kategori | Örnek olay | Azami ilk müdahale | Ölçüm kaydı |
|---|---|---|---|
| Acil | Su basması, asansörde mahsur kalma, elektrik kesintisi | Vakit kaybetmeden, tanımlı azami süre içinde | Talep sistemi + vardiya tutanağı |
| Öncelikli | Isıtma arızası, güvenlik sistemi arızası, kapı kilidi | Aynı iş günü içinde | Talep sistemi |
| Rutin | Ampul değişimi, küçük onarım, boya rötuşu | Tanımlı iş günü içinde | Talep sistemi |
| Planlı bakım | Asansör, jeneratör, yangın sistemi periyodik bakımı | Yıllık takvime göre | Bakım formu ve rapor |
Dahil ve hariç kalemler nasıl ayrılmalı?
Sözleşmenin en çok tartışma üreten bölümü, hangi giderin hizmet bedeline dahil olduğudur. Bu ayrım listeyle yapılmalı, "genel giderler dahildir" gibi kapalı ifadelerden kaçınılmalıdır.
Ayrımın netleştirilmesi gereken tipik kalemler: temizlik kimyasalları ve sarf malzeme, yedek parça, zorunlu periyodik kontrol ücretleri, cephe temizliği, makineli zemin yıkama, haşere kontrolü, mesai dışı müdahale, taşınma ve tadilat sonrası özel temizlik.
İki model yaygındır. Birincisinde malzeme dahil sabit bir bedel ödenir; bütçe öngörülebilir olur ama birim maliyet görünmez. İkincisinde işçilik hizmeti alınır, malzeme işletme bütçesinden karşılanır; şeffaflık artar ama bütçe dalgalanır. Hangi model seçilirse seçilsin, kullanılan ürünlerin listesi ve güvenlik bilgi formlarının dosyalanması istenmelidir.
Personel devri ve kıdem sorumluluğu
Yönetim değişikliğinde mevcut personelin ne olacağı, sonradan en pahalı sonucu doğuran belirsizliktir. İki seçenek vardır: personelin yeni firmanın bordrosuna devredilmesi ya da kadronun yeniden kurulması.
Devir hâlinde kritik soru, devirden önceki döneme ait kıdem ve ihbar yükümlülüğünün kime ait olduğudur. Bu yükümlülüğün nasıl paylaşılacağı, hangi tarihe kadar olan sürenin kime ait sayılacağı ve devir bedelinin olup olmadığı sözleşmede sayısal olarak yazılmalıdır.
Kadronun yeniden kurulması hâlinde ise eski personelin iş akdinin nasıl sonlandırılacağı ve doğacak yükümlülüğün hangi bütçeden karşılanacağı planlanmalıdır. Bu kalem işletme projesinde önceden gösterilmezse yıl ortasında beklenmedik bir gider olarak ortaya çıkar.
Fesih ve devir maddeleri nasıl kurulmalı?
Fesih maddesi yalnızca "taraflar sözleşmeyi feshedebilir" demekle yetinemez. Bildirim süresi, bildirimin şekli, haklı fesih hâlleri ve fesih sonrası yükümlülükler ayrı ayrı düzenlenmelidir.
En çok atlanan başlık, fesih sonrası devir yükümlülüğüdür. Sözleşmede devredilecek belgelerin listesi yazılı değilse çıkış sürecinde yeni yönetim eksik bilgiyle devralır. Liste şunları içermelidir: defterler, mali kayıtlar ve belge arşivi, personel dosyaları, bakım kayıtları ve garanti belgeleri, tedarikçi sözleşmeleri, demirbaş listesi, anahtar ve sistem şifreleri.
Ayrıca devir süresi ve devir sırasında hizmetin kesintisiz süreceği taahhüdü de yazılmalıdır. Aksi hâlde fesih ile yeni yönetimin göreve başlaması arasında hizmetin durduğu bir boşluk oluşabilir.
Fiyat güncelleme ve KVKK maddeleri
Fiyat güncelleme maddesi belirsiz bırakıldığında her yıl yeniden pazarlık gerekir ve ilişki gereksiz yere gerilir. Güncellemenin hangi dönemde, hangi ölçüte bağlı olarak ve hangi bildirim süresiyle yapılacağı formül hâlinde yazılmalıdır. Asgari ücret artışına doğrudan bağlı kalemler (personel) ile diğer kalemlerin ayrı ele alınması daha adil bir sonuç üretir.
KVKK tarafında ise yönetim firması, sakinlerin kişisel verilerini ve kamera kayıtlarını işleyen taraftır. Sözleşmede verinin hangi amaçla işleneceği, saklama süresi, erişim yetkileri, kayıt talebi prosedürü ve sözleşme sonunda verilerin ne olacağı düzenlenmelidir. Bu madde eksikse sorumluluk tartışması bir veri talebi geldiğinde ortaya çıkar.
Sıkça Sorulan Sorular
Kadro tablosu sözleşmeye eklenmezse ne olur?
Sahada kaç kişinin çalışacağı tartışmalı hâle gelir ve kadro sessizce düşürülebilir. Tablo ek yapılmalı, değişikliğin yazılı onaya bağlı olduğu hükmü eklenmelidir.
SLA olmadan hizmet alınabilir mi?
Alınabilir ama ölçüm olmadığı için performans tartışması sübjektif kalır. En azından arıza kategorileri ve azami müdahale süreleri tanımlanmalı, ölçüm bir talep takip sistemi üzerinden yapılmalıdır.
Personel devrinde kıdem kime ait olur?
Kanun kaynaklı genel kurallar saklı kalmakla birlikte, taraflar arasındaki paylaşım sözleşmeyle düzenlenmelidir. Hangi tarihe kadar olan sürenin kime ait sayılacağı sayısal olarak yazılmazsa uyuşmazlık kaçınılmazdır.
Fesih bildirimi kaç gün önce yapılmalı?
Kanun tarafından tek bir süre dayatılmaz; taraflar belirler. Uygulamada 30 ile 60 gün arası yaygındır. Önemli olan sürenin yazılı olması ve devir sürecinin bu süreye sığdırılabilmesidir.
Kamera kayıtları sözleşmede nasıl düzenlenmeli?
İşleme amacı, saklama süresi, erişim yetkileri, kayıt talebi prosedürü ve sözleşme sonunda kayıtların akıbeti yazılmalıdır. KVKK kapsamında sorumluluk paylaşımı belirsiz bırakılmamalıdır.
Fiyat güncelleme maddesi nasıl yazılmalı?
Personel kalemi ile diğer kalemler ayrı ele alınmalı; güncellemenin dönemi, ölçütü ve bildirim süresi formül hâlinde tanımlanmalıdır. Belirsiz bir madde her yıl yeniden pazarlık gerektirir.