Site Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Yöneticinin kanundan doğan temel görevleri nelerdir?

Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticiye vekil benzeri bir konum verir: kat malikleri kurulunun aldığı kararları uygular ve ana gayrimenkulün amacına uygun kullanılmasını, korunmasını ve bakımını sağlar. Bu genel çerçevenin içinde somut ve sayılabilir yükümlülükler vardır.

Bunların başında kurul kararlarının yerine getirilmesi gelir. Yönetici, kurulun onaylamadığı bir harcamayı kendi takdiriyle yapamaz; yapılan harcamanın kurul kararına ya da işletme projesine dayanması gerekir. Acil ve zorunlu hâller istisnadır ancak bu durumda da ilk toplantıda bilgi verilmesi beklenir.

• Kat malikleri kurulu kararlarını uygulamak
• Ana gayrimenkulün bakım, koruma ve onarımını sağlamak
• Yıllık işletme projesini hazırlamak ve kat maliklerine bildirmek
• Ortak giderleri tahakkuk ettirmek, toplamak ve gerektiğinde takip etmek
• Kat malikleri kurulunu toplantıya çağırmak
• İşletme defteri ve karar defterini usulüne uygun tutmak
• Ana gayrimenkulü ilgilendiren konularda kat maliklerini temsil etmek
• Toplanan paraları amacına uygun kullanmak ve hesap vermek

Yönetici hangi konularda kişisel sorumluluk taşır?

Yöneticinin sorumluluğu, "gönüllü olarak yapıyorum" demekle ortadan kalkmaz. Görevin ihmalinden doğan zararlardan kat maliklerine karşı sorumludur. Uygulamada en sık karşılaşılan üç risk alanı vardır.

Birincisi işveren sıfatından doğan sorumluluk. Site kadrosunda çalışan bir görevli varsa yönetici işveren konumundadır; bordro, sigorta bildirimi, kıdem ve ihbar yükümlülükleri ile iş sağlığı ve güvenliği önlemlerinin alınması ona düşer. Bir iş kazası hâlinde sorumluluk doğrudan yöneticiye yönelir.

İkincisi zorunlu periyodik kontroller. Asansör, yangın tesisatı, elektrik topraklaması ve benzeri kalemlerde yasal kontrollerin yaptırılmaması hem idari yaptırım hem de bir kaza hâlinde ağır sorumluluk doğurur. Üçüncüsü ise mali kayıt disiplini: toplanan paranın amaç dışı kullanımı veya belgelendirilememesi güven kaybının ötesinde hukuki sonuç üretir.

Hesap verme yükümlülüğü nasıl yerine getirilir?

Yönetici, yönetim süresince topladığı ve harcadığı paraların hesabını kat malikleri kuruluna vermek zorundadır. Uygulamada bu, yıl sonunda sunulan bir hesap özetiyle sınırlı kalır; oysa asıl koruyucu olan düzenli raporlamadır.

Sağlıklı bir hesap verme düzeni üç unsurdan oluşur: kalem bazlı aylık gider raporu, her kaleme ait belgenin erişilebilir biçimde arşivlenmesi ve tahsilat durumu ile borç yaşlandırmasının aynı raporda görünmesi. Yıl sonunda ibra tartışması yaşayan yönetimlerin ortak özelliği, yıl içinde bu üçünü yapmamış olmalarıdır.

Defter tarafında ise iki kayıt esastır: kararların yazıldığı karar defteri ve gelir-giderin işlendiği işletme defteri. Bu defterlerin usulüne uygun tutulması, hem hesap verme hem de olası bir uyuşmazlıkta yönetimin elini güçlendirir.

Yönetici nasıl seçilir ve nasıl görevden alınır?

Yönetici, kat malikleri kurulu tarafından seçilir. Seçim için kanunun aradığı yeter sayı, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğudur. Yönetici bir kat maliki olabileceği gibi dışarıdan bir kişi ya da profesyonel bir yönetim firması da olabilir.

Görevden alma da aynı kurulun yetkisindedir ve yıl ortasında yapılabilir. Ayrıca haklı bir sebebin varlığı hâlinde kat maliklerinden her biri mahkemeye başvurarak yöneticinin azlini isteyebilir. Uygulamada en yaygın haklı sebepler hesap vermeme, kararları uygulamama ve ana gayrimenkulü ihmaldir.

Yönetim değişikliğinde kritik olan devir sürecidir. Defterler, belgeler, kasa, demirbaşlar, mevcut sözleşmeler ve personel dosyaları tutanakla devredilmelidir. Devir tutanağı olmayan bir yönetim değişikliği, yeni yönetimin ilk yılını geriye dönük bilgi toplamakla geçirmesine yol açar.

Profesyonel yönetim firmasıyla çalışıldığında sorumluluk kimde kalır?

Profesyonel bir yönetim firmasıyla çalışıldığında operasyonel yükümlülüklerin büyük bölümü firmaya geçer. En somut devir işveren sıfatındadır: personel firmanın bordrosunda çalışıyorsa bordro, SGK, kıdem, ihbar ve İSG sorumluluğu firmanın tüzel kişiliğine aittir.

Ancak kat malikleri kurulunun yetkisindeki kararlar devredilemez. Bütçenin onaylanması, kapsam değişikliği, olağanüstü harcama ve yönetim planı değişikliği kurul iradesine bağlı kalır. Firma bu kararları hazırlar, gerekçelendirir ve uygular; ama yerine geçmez.

Bu nedenle sözleşmede iki şeyin açıkça yazılması gerekir: hangi yükümlülüğün hangi tarafta olduğu ve firmanın hangi konularda kurul kararı olmadan işlem yapabileceği. Bu sınır belirsiz bırakıldığında sorumluluk tartışması ilk krizde ortaya çıkar.