Site yönetim firması seçerken karşılaştırılması gereken şey aylık ücret değil, o ücretin içerdiği kadro tablosu ve bakım kapsamıdır. Kritik sorular şunlardır: kaç personel hangi vardiyada görev yapacak, izin ve rapor ikamesi hesaba katılmış mı, personelin bordrosu kimde, zorunlu periyodik kontroller dahil mi ve raporlama hangi sıklıkta yapılacak.
Neden en ucuz teklif genellikle en pahalıya mal olur?
Yönetim tekliflerindeki fiyat farkının büyük bölümü hizmet kalitesinden değil, kadro hesabından doğar. Bir firma 7 gün 24 saat kesintisiz güvenlik vaat ediyorsa bu haftada 168 saat demektir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 63. maddesindeki 45 saatlik haftalık sınır esas alındığında bu kâğıt üzerinde yaklaşık 3,7 kişiye denk gelir.
Yıllık izin, resmî tatil, rapor ve eğitim günleri hesaba katıldığında ise 1,10-1,15 ikame katsayısı uygulanır ve gereken gerçek kadro yaklaşık 4,2 personele çıkar. Üç kişilik kadroyla 7/24 vaat eden bir teklif, o açığı ya fazla mesaiyle ya da noktayı boş bırakarak kapatacaktır. İkisi de sonradan sizin sorununuz olur.
İkinci gizli maliyet kaynağı, kapsam dışı bırakılan kalemlerdir. Zorunlu periyodik kontroller, sarf malzeme, cephe temizliği ve haşere kontrolü sözleşmede yoksa yıl içinde ayrı ayrı faturalanır. Yılsonunda toplam, başlangıçtaki "ucuz" teklifin belirgin biçimde üzerine çıkar.
Teklif isterken hangi 12 soruyu sormalısınız?
Teklifleri eşit koşulda karşılaştırmanın tek yolu, hepsinden aynı bilgileri istemektir. Aşağıdaki liste, teklif çağrısına ek olarak gönderildiğinde karşılaştırma tablosu kendiliğinden oluşur.
- Kadro tablosu: hangi görevde kaç kişi, hangi vardiyada, hangi günlerde?
- İzin, rapor ve resmî tatil ikamesi kadroya dahil mi, nasıl karşılanacak?
- Personelin bordrosu kimde? İşveren ve İSG sorumluluğu hangi tarafta?
- Zorunlu periyodik kontroller (asansör, yangın, topraklama) kapsama dahil mi?
- Sarf malzeme ve temizlik kimyasalları bedele dahil mi, ayrı mı faturalanıyor?
- Cephe temizliği, makineli zemin yıkama ve haşere kontrolü hangi periyotta?
- Arıza müdahale süresi taahhüdü var mı, nasıl ölçülüyor?
- Raporlama sıklığı ve formatı ne? Kalem bazlı gider raporu veriliyor mu?
- Aidat tahsilatı ve hukuki takip hizmet kapsamında mı?
- Sözleşme süresi, fesih koşulları ve devir yükümlülükleri nasıl tanımlanmış?
- Aynı ölçek ve yapı tipinde doğrulanabilir referansı var mı?
- Yönetim değişikliğinde devredilecek belgeler listesi sözleşmede yazılı mı?
Teklifler nasıl eşit koşulda karşılaştırılır?
Farklı formatlardaki teklifleri yan yana koymak yerine ortak bir tabloya dökmek gerekir. Aşağıdaki yapı, kat malikleri kuruluna sunulduğunda kararın gerekçesini de görünür kılar.
| Karşılaştırma başlığı | Neden önemli | Nasıl doğrulanır |
|---|---|---|
| Toplam kadro sayısı | Fiyat farkının ana kaynağı | Kadro tablosunun teklife eklenmesi |
| İkame katsayısı | Nokta boş kalır mı? | Haftalık saat / 45 hesabının gösterilmesi |
| Bordro sahibi | İşveren ve İSG riski kimde? | Sözleşme maddesi ve örnek bordro |
| Periyodik kontroller | Yıl içinde ek fatura riski | Kapsam listesi ve yıllık takvim |
| Malzeme modeli | Bütçe öngörülebilirliği | Dahil/hariç ayrımının yazılı olması |
| Raporlama | Hesap verebilirlik | Örnek aylık rapor istenmesi |
| Referans | Ölçek uyumu | Aynı tip tesiste yerinde ziyaret |
| Fesih ve devir | Çıkış maliyeti | Sözleşme taslağının önceden incelenmesi |
Sözleşmede mutlaka bulunması gereken maddeler
Sözleşme, ilişkinin iyi gittiği zamanlar için değil kötü gittiği zamanlar için yazılır. Aşağıdaki maddeler eksikse, ilk krizde tartışma yaşanması kaçınılmazdır.
- Kadro tablosunun sözleşme eki olması ve değişikliğin yazılı onaya bağlanması
- Personel devamsızlığında ikame süresi ve yaptırımı
- Arıza tipine göre azami müdahale ve çözüm süresi
- Zorunlu periyodik kontrollerin kimin sorumluluğunda olduğu
- Malzeme ve sarf giderlerinin dahil/hariç ayrımı
- Aylık raporun içeriği ve teslim tarihi
- Fesih bildirim süresi ve fesih hâlinde devredilecek belgeler listesi
- Personel devri hâlinde kıdem ve ihbar yükümlülüğünün kime ait olduğu
- Gizlilik ve KVKK uyumu (kamera kayıtları, sakin verileri)
- Fiyat güncelleme formülü ve zamanı
Hangi uyarı işaretlerine dikkat edilmeli?
Bazı sinyaller, sözleşme imzalanmadan önce fark edilebilir ve fark edildiğinde ciddi zaman kazandırır.
Kadro tablosu vermeyen ya da "gerekirse ekleriz" diyen bir teklif, kadroyu sonradan tartışma konusu yapacak demektir. Referans olarak yalnızca isim sayan ama yerinde ziyarete kapalı olan bir firma, referanslarının doğrulanmasını istemiyor olabilir. Sözleşme taslağını imza aşamasına kadar paylaşmayan bir firmayla ise fesih ve devir koşullarını müzakere etme şansınız kalmaz.
Son olarak, piyasanın belirgin biçimde altında kalan bir fiyat mutlaka açıklanmalıdır. Açıklaması yoksa fark, ya kadrodan ya kapsamdan ya da yasal yükümlülüklerden kısılmış demektir; üçü de sonunda tesise geri döner.
Karar nasıl kayda geçirilmeli?
Yönetim firması seçimi kat malikleri kurulunun yetkisindedir. Kararın sağlıklı olması için üç şey gerekir: tekliflerin aynı formatta sunulması, karşılaştırma tablosunun kurula gösterilmesi ve seçim gerekçesinin karar defterine yazılması.
Gerekçenin yazılı olması ileride açılacak bir itiraz ya da iptal tartışmasında yönetimin elini güçlendirir. "En düşük teklif alındı" yerine "kadro, kapsam ve referans karşılaştırması sonucunda seçildi" ifadesi, hem daha doğru hem de daha savunulabilirdir.
Sıkça Sorulan Sorular
Site yönetim firması seçerken en önemli kriter nedir?
Kadro tablosu. Fiyat farkının büyük bölümü buradan doğar. Kaç personelin hangi vardiyada görev yapacağı ve izin-rapor ikamesinin nasıl karşılanacağı yazılı değilse teklif karşılaştırılabilir değildir.
Sözleşme süresi ne kadar olmalı?
Yaygın uygulama bir yıldır; işletme projesi de yıllık hazırlandığı için pratikte uyumludur. Önemli olan süre değil, fesih bildirim süresi ile fesih hâlinde devredilecek belgelerin sözleşmede tanımlı olmasıdır.
Yönetim firmasını yıl ortasında değiştirebilir miyiz?
Evet. Yöneticinin değiştirilmesi kat malikleri kurulunun yetkisindedir ve yıl ortasında karara bağlanabilir. Mevcut sözleşmenin fesih bildirim süresi ile yeni işletme projesinin hazırlanması birlikte planlanmalıdır.
Referansları nasıl doğrularım?
Aynı ölçek ve yapı tipindeki bir referansta yerinde ziyaret talep edin; yönetim kurulu üyesiyle görüşün. İsim listesi tek başına doğrulama değildir.
Mevcut personelimiz ne olacak?
Uygun bulunan personel yeni firmanın bordrosuna devredilebilir ya da kadro yeniden kurulabilir. Kıdem ve ihbar yükümlülüklerinin hangi tarafça karşılanacağı mutlaka sözleşmede yazılmalıdır.
Teklifte hangi kalemler gizli maliyet üretir?
Zorunlu periyodik kontroller, sarf malzeme, cephe temizliği, makineli zemin yıkama, haşere kontrolü ve mesai dışı müdahale. Bunların dahil olup olmadığı yazılı değilse yıl içinde ayrı faturalanır.