Yeni Sitede Yönetim Kurma: Müteahhitten Teslim Alma ve İlk Genel Kurul

İlk aylarda yönetim kimde?

Tapular verilmiş, daireler teslim edilmiş ama henüz kurul toplanmamışsa ortada bir yönetim boşluğu vardır. Bu dönemde siteyi fiilen müteahhit ya da onun belirlediği bir firma yönetir; aidatı da çoğunlukla o belirler.

Bu geçici düzen kanuni bir engel taşımaz ama iki risk üretir. Birincisi hesap şeffaflığıdır: toplanan avanslar ile yapılan harcamaların kaydı ilk kurulda mutlaka istenmeli ve denetlenmelidir. İkincisi çıkar çatışmasıdır: ortak alan eksikliklerini tespit etmesi gereken yönetim, eksikliklerin sorumlusu olan müteahhitse tespit yapılmaz.

Bu yüzden ilk kurulun mümkün olan en erken tarihte toplanması, yalnızca formalite değil, hak kaybını durduran adımdır.

İlk genel kurul nasıl toplanır?

Kat mülkiyetine geçilmiş bir sitede kurulun toplanması için kat maliklerinin bir araya gelmesi yeterlidir; ilk toplantı için mevcut bir yönetici şartı yoktur. Çağrı, kat maliklerinden birinin ya da birkaçının girişimiyle, tüm maliklere ulaşacak şekilde yapılır.

İlk kurulun gündemi standarttır: yönetici ya da yönetim kurulu seçimi, denetçi seçimi, işletme projesinin görüşülmesi ve müteahhit dönemine ait hesapların incelenmesi. Bu son madde en çok atlanan ve en çok hak kaybettiren maddedir.

Toplu yapılarda (birden çok parsel ya da blok) yönetim yapısı yönetim planındaki düzene göre kurulur: blok yönetimleri, temsilciler kurulu ve toplu yapı yönetimi ayrımı ilk kuruldan itibaren doğru oturtulmalıdır. Baştan yanlış kurulan yapı, sonradan her kararın iptal gerekçesi olur.

Müteahhitten neler teslim alınır?

Teslim alma, anahtar devriyle bitmez. Ortak alanların ve teknik sistemlerin her biri için içeriği tanımlı bir teslim tutanağı düzenlenmelidir. Tutanak, sistemin çalışır durumda teslim alındığını ya da eksikliklerini kayda geçirir.

Teslim sırasında her sistemin belgesinin de istenmesi gerekir: proje, kullanım kılavuzu, garanti belgesi ve varsa devreye alma raporu. Bu belgeler yoksa garanti takibi fiilen imkânsızlaşır.

• Asansörler: tescil belgesi, son kontrol raporu, bakım sözleşmesi durumu
• Jeneratör: devreye alma raporu, garanti belgesi, yakıt durumu
• Hidrofor ve su depoları: temizlik-dezenfeksiyon belgesi, pompa garanti belgeleri
• Yangın sistemi: algılama ve söndürme projesi, test raporları
• Elektrik: topraklama ölçüm raporu, pano projeleri, sayaç devirleri
• Mekanik: ısıtma-soğutma sistemi projeleri ve devreye alma kayıtları
• Kamera ve geçiş kontrol: şifreler, lisanslar, kayıt cihazı erişimi
• Peyzaj ve sulama: sistem planı ve otomasyon erişimi
• Ortak alan anahtar listesi ve kart-kumanda envanteri
• İskân (yapı kullanma izni) ve onaylı mimari projenin örneği

Eksiklikler ve garanti nasıl takip edilir?

Yeni binada ayıp ve eksikliklerin takibi süreye bağlıdır; fark edilip bildirilmeyen eksiklik, süre geçtikten sonra kat maliklerinin gideri hâline gelir. Bu yüzden teslimden hemen sonra bağımsız bir teknik ekiple ortak alan eksiklik tespiti yaptırılması, ilk yılın en değerli harcamasıdır.

Tespit raporu müteahhide yazılı olarak, ispatlanabilir bir yolla bildirilmelidir. Sözlü bildirim, telefon görüşmesi ya da site grubundaki mesaj hukuken iz bırakmaz.

Garanti takibi için pratik yöntem bir garanti defteridir: her sistemin garanti başlangıcı, süresi, kapsamı ve servis iletişimi tek tabloda tutulur. Arıza çıktığında ilk bakılan yer bu tablo olur; garanti kapsamındaki iş için dışarıya ödeme yapılmaz.

İlk işletme projesi neden farklıdır?

Yeni sitenin ilk işletme projesi, oturmuş bir sitenin bütçesinden yapısal olarak farklıdır çünkü elde geçmiş yıl verisi yoktur. Enerji tüketimi, personel ihtiyacı ve bakım maliyetleri tahminle kurulur ve ilk yıl içinde mutlaka sapma verir.

Bu nedenle ilk projede iki şey doğru kurulmalıdır: ihtiyatlı bir yedek akçe ve sapmaların üç ya da altı aylık dönemlerde gözden geçirileceği bir düzen. Baştan düşük tutulan aidat cazip görünür ama ilk büyük arızada toplanamayan ek aidat krizine dönüşür.

Demirbaş ve yenileme fonunun ilk yıldan kurulması da aynı mantığın parçasıdır: bina yeniyken fona gerek yokmuş gibi görünür, oysa fonun gücü tam da erken başlamasından gelir.

Orkun yeni site devrini nasıl yapar?

Orkun Şirketler Grubu yeni site dosyalarına teknik teslim ekibiyle girer: her sistem tutanakla devralınır, eksiklik listesi fotoğraflı raporla çıkarılır ve müteahhide yazılı bildirilir. Garanti defteri ilk günden kurulur.

İlk işletme projesi benzer ölçekteki dosyaların gerçekleşme verileriyle hazırlanır; tahmin yerine emsal kullanılır. İlk kurulun gündemi, müteahhit dönemi hesap incelemesi dahil eksiksiz kurgulanır.