İşletme Projesi Nasıl Hazırlanır? 2026 Güncel Adımlar, Bütçe Kalemleri ve Excel Şablonu

İşletme projesi nedir ve hangi binalarda hazırlanması zorunludur?

İşletme projesi, bir anagayrimenkulün bir yıllık tahmini gelir ve giderlerini, bu giderlerden her kat malikine düşecek payı ve toplanacak avans tutarını gösteren yıllık bütçe belgesidir. Dayanağı 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 37. maddesidir. Uygulamada "yıllık bütçe" veya "aidat kararı" denen belgenin hukuki karşılığı budur.

Kanun üç zorunlu içerik sayar: bir yıllık yönetimde tahmini gelir ve gider tutarları; tüm giderlerden her kat malikine m.20 esaslarına göre düşecek tahmini miktar; tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin vermesi gereken avans tutarı. Bu üç unsurdan biri eksikse belge, işletme projesi niteliği taşımaz ve kesinleşmenin sonuçlarını doğurmaz.

Kat mülkiyeti veya kat irtifakı kurulmuş her anagayrimenkulde işletme projesi gerekir; daire sayısına bağlı bir alt sınır yoktur. Sekiz bağımsız bölümün altındaki yapılarda yönetici atanması zorunlu olmasa bile ortak gider toplanıyorsa dayanak yine işletme projesi ya da kat malikleri kurulunun işletme giderlerine ilişkin kararıdır.

Belgenin asıl gücü icra hukukundan gelir. Kesinleşen işletme projeleri ve kat malikleri kurulunun işletme giderlerine ilişkin kararları, İcra ve İflas Kanunu m.68/1'de sayılan belgelerden sayılır. Borçlu takibe itiraz ettiğinde yönetim, dava açmadan itirazın kaldırılması yoluna gidebilir. Usulüne uygun hazırlanmamış bir proje bu avantajı doğrudan kaybettirir.

İşletme projesini kim hazırlar, ne zamana kadar ve kim onaylar?

Kanun, kat malikleri kurulunca kabul edilmiş bir işletme projesi yoksa yöneticinin gecikmeksizin bir işletme projesi yapacağını söyler. Net bir gün sayısı verilmez; takvim, yönetim planındaki genel kurul tarihine bağlanır. Yönetim planında zaman yoksa olağan toplantı ocak ayında yapıldığı için proje aralık ayında hazırlanır, ocakta görüşülür ve kabul edilirse takvim yılı boyunca uygulanır.

Hazırlık sırası dört adımdır. Önce bir önceki yılın gerçekleşen gelir-gider tablosu çıkarılır. Sonra sözleşmeye bağlı kalemler (personel, güvenlik, asansör, jeneratör, temizlik) yeni yıl fiyatlarıyla güncellenir. Ardından değişken kalemler (enerji, sarf malzeme, arıza onarımı) son 12 ayın tüketim verisine göre projekte edilir. Son adımda karşılıklar ve tahsilat kaybı payı eklenir.

22 Mayıs 2026 tarihli 7579 sayılı Kanun'la işletme projesinin kat malikleri kurulunda onaya sunulması ve avans toplama yetkisinin onay şartına bağlanması yönünde düzenleme yapıldı. Bu tarihten önce yazılmış rehberlerin ve şablonların büyük bölümü yalnızca "yönetici hazırlar, tebliğ eder" akışını anlatıyor. 2026 sonrası akışta genel kurul onayı ayrı bir gündem maddesidir ve çağrı metninde yer almalıdır.

Yönetici projeyi hazırlamazsa KMK m.38 uyarınca kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. Ortaya çıkan zarardan sorumlu tutulabilir, ibrası reddedilebilir ve şartları varsa mahkeme kararıyla azledilebilir. Bunun yanında projesiz toplanan aidatın icra takibindeki ispat gücü zayıflar; sorumluluk hem hukuki hem operasyoneldir.

Bütçe kalemleri nelerdir? Sekiz gider grubunda 40+ kalem

Sağlam bir işletme projesi, kalemleri gruplayarak kurulur. Aşağıdaki sekiz grup, konut sitelerinin ve karma kullanımlı yapıların bütçelerinin neredeyse tamamını kapsar. Grup düzeyinde çalışmak, genel kurulda tartışmayı kalem yığınına boğulmadan yürütmeyi ve yıl içinde sapma takibini kolaylaştırır.

Kalem listesi ne kadar ayrıntılıysa itiraz o kadar azalır. Pratik bir ölçüt: "diğer giderler" satırının toplam bütçedeki payı yüzde 3'ü aşıyorsa proje yeterince ayrıştırılmamış demektir. Kat malikleri, tutarın büyüklüğünden çok neyin karşılığı olduğunu göremediği için itiraz eder.

Aşağıdaki tablo, 120 daireli tipik bir sitede grupların bütçe içindeki paylarını, maliyeti belirleyen ana değişkeni ve dağıtım esasını gösterir. Tutar yerine oran verilmesi bilinçli bir tercihtir: oranlar yıldan yıla taşınabilir, tutarlar ise bir sonraki yıl geçersiz olur. Kendi bütçenizi kurarken kendi gerçekleşen verinizi bu iskelete oturtun.

• Personel: apartman görevlisi/kapıcı ücreti, SGK işveren payı, işsizlik payı, yıllık izin karşılığı, kıdem-ihbar karşılığı, ikame personel, iş sağlığı ve güvenliği hizmeti, kişisel koruyucu donanım
• Güvenlik: özel güvenlik personeli hizmet bedeli, silahlı/silahsız görevli farkı, devriye ve kule nöbeti, kamera ve alarm izleme, güvenlik izin/harç giderleri
• Enerji ve su: ortak alan elektriği, hidrofor ve asansör enerjisi, otopark ve peyzaj aydınlatması, ortak su tüketimi, merkezi ısıtma yakıtı, jeneratör yakıtı
• Teknik bakım sözleşmeleri: asansör periyodik bakım ve A tipi muayene, jeneratör, hidrofor, yangın algılama ve söndürme, klima-havalandırma, otomatik kapı ve bariyer, havuz kimyasalı ve bakımı, arıtma
• Temizlik ve sarf: temizlik hizmet bedeli, deterjan ve kimyasal, çöp poşeti, ilaçlama ve haşere kontrolü, su deposu temizliği, cephe ve cam temizliği, peyzaj bakımı
• Sigorta, vergi ve yasal yükümlülükler: bina/ortak alan sigortası, zorunlu deprem sigortası payı, asansör üçüncü şahıs mali mesuliyet sigortası, çevre temizlik vergisi, muhasebe ve mali müşavirlik, noter ve tebligat giderleri
• Yönetim ve idari: yönetim hizmet bedeli, yazılım ve arıza takip sistemi, kırtasiye, banka ve tahsilat komisyonları, hukuki danışmanlık, genel kurul organizasyonu
• Karşılıklar: beklenmeyen arıza ve onarım karşılığı, kıdem tazminatı karşılığı, tahsilat kaybı karşılığı, demirbaş yenileme fonu

Giderler daire başına nasıl dağıtılır? Arsa payı, eşit paylaşım ve istisnalar

KMK m.20 iki farklı dağıtım esası tanımlar. Kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderleri ile bunlar için toplanacak avansa kat malikleri eşit olarak katılır. Sigorta primleri, bütün ortak yerlerin bakım, koruma, güçlendirme ve onarım giderleri, yönetici aylığı gibi diğer giderler ile ortak tesislerin işletme giderlerine ise arsa payı oranında katılır.

Bu ayrım pratikte şu sonucu doğurur: 60 m² dairenin de 200 m² dairenin de apartman görevlisi maaşına katkısı aynıdır, ama asansör bakımına ve sigortaya katkısı arsa payıyla orantılıdır. İki esası tek bir aidat rakamına indirgeyen projeler, itiraz halinde dağıtımın nasıl yapıldığını gösteremez. Doğru pratik, daire cetvelinde iki sütunu ayrı ayrı hesaplayıp toplamı göstermektir.

İstisnalar önemlidir. Kat maliki kendi bağımsız bölümünden faydalanmasa da gider ve avans payını ödemekle yükümlüdür; boş daire de aidat öder. Buna karşılık m.42 kapsamında yapılan yenilik ve ilavelerin giderleri, o yenilikten faydalananlar tarafından faydalanma oranına göre ödenir. Bu nedenle yenilik kalemleri işletme projesinde ayrı satırda tutulmalıdır.

Isıtma giderleri ayrı bir mevzuata tabidir. Merkezi sistemde pay ölçer kullanılan binalarda tüketim yüzde 70, ortak kullanım yüzde 30 esasına göre dağıtılır ve bu oran genel kurul kararıyla değiştirilemez. İşletme projesinde ısıtma bu yüzden aidat içine gömülmez, ayrı bir hesap olarak kurulur ve pay ölçer okuma dönemleriyle uyumlu faturalandırılır.

2026 varsayımları nasıl kurulur? Asgari ücret, enerji ve bakım projeksiyonu

Projeksiyon üç veri setine dayanır: sözleşme fiyatları, fiili tüketim verisi ve zam varsayımı. Kesin rakam ezberlemek yerine hesap mantığı kurmak gerekir; asgari ücret, enerji tarifeleri ve bakım sözleşmeleri her yıl farklı oranlarda değişir. Tek bir "yüzde X zam" varsayımıyla kurulan bütçe, yılın ilk çeyreğinde sapar.

Personel kaleminde hesap birim maliyet üzerinden kurulur: brüt ücret + SGK işveren payı + işsizlik sigortası işveren payı + yıllık izin karşılığı + kıdem ve ihbar karşılığı + ikame personel payı. Apartman görevlisi ücretlerinde gelir vergisi ve damga vergisi istisnası uygulandığı için işveren maliyeti diğer personelden farklı hesaplanır. 7/24 kesintisiz tek nokta için kaba katsayı yaklaşık 4,2 kişidir; hafta tatili, yıllık izin ve raporlu günler bu katsayının içindedir.

Enerji kaleminde son 12 ayın fiili tüketimi alınır ve yeni tarifeyle çarpılır. Tüketim artışı ile fiyat artışı ayrı ayrı modellenmelidir; yeni devreye giren bir havuz veya otopark aydınlatması fiyattan bağımsız bir tüketim sıçraması yaratır. Bakım sözleşmelerinde ise sözleşmedeki zam formülü (ÜFE, TÜFE veya asgari ücret endeksli) uygulanır ve sözleşme yenileme tarihleri bütçe takvimine işlenir.

Öngörülemeyen giderler için karşılık ayrılmadan hazırlanan bütçe, yıl ortasında ek aidat tartışmasına yol açar. Pratik yaklaşım, toplam bütçenin yüzde 5-10 aralığında bir karşılık kalemi tutmaktır: beklenmeyen onarım artı tahsilat kaybı. Geçmiş yıl tahsilat oranı düşük olan sitelerde bu oran yukarı çekilir, aksi halde nakit akışı yılın son çeyreğinde kilitlenir ve tedarikçi ödemeleri aksar.

Tebliğ ve itiraz süreci: 7 gün mü, 15 gün mü?

İşletme projesi, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir, proje hakkında karar verilir ve gerekirse yeni bir proje hazırlanır. Süre KMK m.37 metninde açıkça yedi gündür.

İnternette bu sürenin 15 gün olduğu sıkça yazılır. Karışıklığın kaynağı, genel kurul çağrısının toplantıdan en az 15 gün önce yapılması kuralıdır (m.29). İki süre farklı işlemlere aittir: 15 gün toplantı çağrısına, 7 gün işletme projesine itiraza ilişkindir. Yönetim itiraz süresini 15 gün sanarak takvim kurarsa projenin kesinleşme tarihi belirsizleşir ve icra takiplerinde tartışma çıkar.

İtiraz süresi geçtikten sonra proje kesinleşir. Kesinleşen proje hem kat maliklerini bağlar hem de İİK m.68/1 belgesi niteliği kazanır. İtiraz gelirse kurul toplanır; kurulun itirazı reddetmesi de bir karardır ve bu karara karşı m.33 süreleri içinde sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açılabilir.

Tebligatın fiilen yararlanana da yapılabilmesi önemlidir; kiracıya yapılan bildirim, ortak gider sorumluluğu bakımından malikle birlikte sonuç doğurur. Yönetimin tebligat dosyasını proje bazında ayrı klasörde tutması, sonraki icra takiplerinde belge arayışını ortadan kaldırır ve dosyanın hazırlık süresini günlerden saatlere indirir.

İşletme projesi onaylanmazsa avans toplanabilir mi?

2026 öncesi uygulamada yönetici, kurul kabul etmemiş olsa dahi hazırladığı projeyi tebliğ edip kesinleştirerek avans toplayabiliyordu. 7579 sayılı Kanun ile işletme projesinin kat malikleri kurulunda onaylanması esas alındı ve avans toplama yetkisi onay şartına bağlandı. Bu değişiklik, yöneticinin tek başına bütçe belirleme alanını belirgin biçimde daralttı.

Proje onaylanmazsa yönetim boşlukta kalmaz. İki yol vardır: kurul revize projeyi aynı toplantıda görüşüp karara bağlar; ya da bir sonraki toplantıya kadar geçerli olmak üzere önceki dönemin tutarları üzerinden geçici avans uygulaması sürdürülür. Her iki durumda da dayanağın karar defterine tarih ve gerekçesiyle yazılması şarttır.

Karar olmadan aidat tahsil etmenin bedeli tahsilat aşamasında ortaya çıkar. Borçlu kat maliki icra takibine itiraz ettiğinde yönetim, alacağını gösteren kesinleşmiş proje veya kurul kararını sunamazsa İİK m.68 kolaylığından yararlanamaz ve genel hükümlere göre alacak davası açmak zorunda kalır. Bu, tahsilat süresini aylardan yıllara çıkarır.

Yıl içinde bütçe aşılırsa ek avans talebi mümkündür, ancak yeni bir kurul kararına dayanmalıdır. Gündeme alınmadan yalnızca yönetim yazısıyla duyurulan artışlar itiraza açıktır. Doğru pratik, olağanüstü toplantı çağrısı yapmak ve ek bütçeyi sapma tablosuyla (bütçelenen, gerçekleşen, fark, sebep) kurula sunmaktır.

Excel şablonu nasıl doldurulur? Sayfa sayfa rehber

Kullanışlı bir işletme projesi şablonu beş sayfadan oluşur. Sayfaların birbirine formülle bağlanması, tek bir varsayım değiştiğinde tüm tabloların güncellenmesini sağlar; elle güncellenen tablolarda daire cetvelinin toplamı ile özet sayfanın toplamı tutmadığı için genel kurulda güven kaybı yaşanır.

Doldurma sırası şudur: önce varsayımlar sayfası, sonra gider detayı, ardından dağıtım cetveli, en son özet ve nakit akışı. Ters sırada çalışmak, yani önce hedef aidat rakamını yazıp giderleri ona uydurmaya çalışmak, projeyi bütçe olmaktan çıkarır ve yıl ortasında ek avans ihtiyacını kaçınılmaz kılar.

Sunum öncesi kontrol listesi: dağıtım cetvelindeki toplam ile gider toplamı birbirini tutuyor mu, eşit paylaşımlı kalemler ile arsa paylı kalemler ayrı gösterilmiş mi, arsa payı cetveli tapu kayıtlarıyla güncel mi, karşılık oranı yazılı bir gerekçeye dayanıyor mu, önceki yıl gerçekleşmesiyle karşılaştırma sütunu var mı.

Orkun Şirketler Grubu tesis işletme yönetimi ekibi, yönettiği projelerde işletme projesini geçmiş yıl gerçekleşmesi ve saha verisi üzerinden kurar; sapma raporu aylık olarak yönetim kuruluna sunulur. Bakım ve tedarik sözleşmelerindeki zam formüllerinin bütçeye doğru yansıtılması sözleşme yönetimi tarafında, sarf malzeme ve demirbaş tüketiminin kalem bazında izlenmesi ise stok yönetimi tarafında yürütülür.

• Sayfa 1 — Varsayımlar: asgari ücret, işveren maliyeti katsayısı, enerji tarifeleri, sözleşme zam oranları, tahsilat oranı hedefi
• Sayfa 2 — Gider detayı: sekiz grup altında kalem kalem yıllık tutar, aylık dağılım ve önceki yıl gerçekleşmesi
• Sayfa 3 — Dağıtım cetveli: bağımsız bölüm numarası, arsa payı, eşit paylaşımlı tutar, arsa paylı tutar, aylık avans
• Sayfa 4 — Özet: grup bazında toplam, bütçedeki pay yüzdesi, daire başına ortalama aylık tutar
• Sayfa 5 — Nakit akışı: aylık tahsilat beklentisi, ödeme takvimi, asgari kasa seviyesi