Sitede kadrolu personel çalışıyorsa yönetici işveren konumundadır. Her çalışan için özlük dosyası tutulması, iş sağlığı ve güvenliği kapsamında risk değerlendirmesi yapılması, eğitim verilmesi ve kişisel koruyucu donanım sağlanması zorunludur. Bir iş kazasında ilk istenecek belgeler bu dosya ve İSG kayıtlarıdır.
Yönetici neden işveren sayılır?
Sitede kapıcı, güvenlik görevlisi, temizlik personeli ya da teknik eleman doğrudan site kadrosunda çalışıyorsa, iş hukuku bakımından işveren kat malikleri adına hareket eden yönetimdir. Bu, gönüllü olarak yapılan bir görev olsa da sonucu değiştirmez.
İşveren sıfatı beraberinde somut yükümlülükler getirir: iş sözleşmesi düzenlemek, sigorta bildirimlerini yapmak, ücret ve yasal kesintileri doğru hesaplamak, çalışma sürelerine uymak, yıllık izinleri kullandırmak, kıdem ve ihbar karşılıklarını gözetmek ve iş sağlığı ile güvenliği önlemlerini almak.
Bu yükümlülükler yerine getirilmediğinde sonuç yalnızca idari para cezası olmaz. Bir iş kazası hâlinde tazminat ve cezai sorumluluk doğrudan yöneticiye yönelir. Profesyonel bir yönetim firmasıyla çalışıldığında ve personel firmanın bordrosunda olduğunda bu sorumluluk firmanın tüzel kişiliğine geçer.
Özlük dosyasında neler bulunmalı?
Özlük dosyası, çalışanla ilgili tüm belgelerin toplandığı ve iş ilişkisi boyunca güncellenen dosyadır. Bir denetimde ya da uyuşmazlıkta ilk istenen budur.
- Kimlik belgesi örneği ve ikametgâh bilgisi
- Yazılı iş sözleşmesi ve varsa ekleri
- İşe giriş bildirgesi ve sigorta kayıtları
- Görev tanımı
- İşe giriş sağlık raporu ve periyodik sağlık muayeneleri
- İSG eğitim katılım belgeleri ve tazeleme kayıtları
- Kişisel koruyucu donanım (KKD) teslim tutanakları
- Ücret bordroları ve ödeme belgeleri
- Yıllık izin defteri veya izin kayıtları
- Varsa uyarı, savunma ve disiplin yazışmaları
- Özel güvenlik personeli için kimlik kartı ve eğitim belgeleri
- İş sözleşmesinin sona ermesi hâlinde çıkış belgeleri ve ibraname
İSG kapsamında neler yapılmalı?
İş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin temelinde risk değerlendirmesi vardır. Sitede yapılan işlerin tehlikeleri belirlenir, riskler değerlendirilir ve alınacak önlemler bir plana bağlanır. Bu belge yoksa diğer tüm önlemler dayanaksız kalır.
İkinci başlık eğitimdir. Çalışanların işe başlarken ve düzenli aralıklarla İSG eğitimi alması gerekir. Eğitimin konusu işin niteliğine uygun olmalıdır: yüksekte çalışma, kimyasal kullanımı, elektrik güvenliği, elle taşıma, yangın ve acil durum.
Üçüncüsü koruyucu donanımdır. Temizlik personeline eldiven ve uygun ayakkabı, teknik personele koruyucu gözlük ve yalıtımlı el aletleri, yüksekte çalışacak personele emniyet donanımı sağlanmalı ve teslim tutanakla belgelenmelidir. Donanımın verilmiş olması yetmez; kullanıldığının denetlenmesi de gerekir.
| İş | Başlıca risk | Temel önlem |
|---|---|---|
| Ortak alan temizliği | Kayma, kimyasal teması | Uyarı levhası, eldiven, doğru kimyasal ve SDS |
| Cephe ve cam temizliği | Yüksekten düşme | Yüksekte çalışma eğitimi, emniyet donanımı, uygun ekipman |
| Teknik bakım | Elektrik çarpması | Etiketle-kilitle uygulaması, yalıtımlı alet, yetkin personel |
| Atık toplama | Kesici-delici, biyolojik risk | Eldiven, uygun konteyner, aşı ve sağlık takibi |
| Güvenlik görevi | Şiddet, gece çalışma riski | Prosedür, iletişim cihazı, aydınlatma, devriye planı |
| Peyzaj bakımı | Kesici makine, gürültü | Koruyucu donanım, makine bakım kaydı, eğitim |
| Kapalı hacimde çalışma | Boğulma, gaz | Ölçüm, izin sistemi, gözcü bulundurma |
Hizmet alımı ile kadrolu istihdam arasındaki fark
Sitede personel iki şekilde çalıştırılabilir: doğrudan site kadrosunda ya da bir hizmet firması üzerinden. Bu tercih, yalnızca maliyet değil sorumluluk tercihidir.
Kadrolu istihdamda tüm işveren yükümlülükleri ve riskleri yönetimde kalır. Hizmet alımında ise personel firmanın bordrosunda çalışır; bordro, sigorta, kıdem, ihbar ve İSG sorumluluğu firmaya geçer. Site, hizmetin alıcısı konumundadır.
Ancak hizmet alımı sorumluluğu tamamen sıfırlamaz. Sitede yürütülen işin koşullarının güvenli olması, çalışma alanının uygun tutulması ve yüklenicinin yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğinin denetlenmesi beklenir. Bu nedenle sözleşmede İSG yükümlülüklerinin açıkça tanımlanması ve belgelerin periyodik olarak istenmesi önerilir.
Bir iş kazası olursa ne yapılmalı?
İş kazasında ilk öncelik tıbbi müdahaledir; ardından olay yerinin korunması ve gerekli bildirimlerin süresinde yapılması gelir. Bildirim süreleri mevzuatla belirlenmiştir ve kaçırılması ayrı bir yaptırım doğurur.
Belge tarafında ise şunlar hazır olmalıdır: özlük dosyası, İSG eğitim kayıtları, risk değerlendirmesi, KKD teslim tutanakları, varsa iş izni belgeleri ve olay tutanağı. Bu belgelerin eksikliği, alınmış olan gerçek önlemleri de ispatsız bırakır.
Olay sonrası yapılması gereken bir adım daha vardır: kök neden analizi ve risk değerlendirmesinin güncellenmesi. Aynı kazanın tekrarını önlemek, hem etik hem hukuki açıdan yönetimin sorumluluğudur.
Sıkça Sorulan Sorular
Sitede tek kapıcı çalışıyorsa da İSG yükümlülüğü var mı?
Evet. İşveren yükümlülükleri çalışan sayısına göre bazı ayrıntılarda farklılaşsa da risk değerlendirmesi, eğitim, sağlık gözetimi ve koruyucu donanım sağlama yükümlülüğü ortadan kalkmaz.
Özlük dosyası ne kadar süre saklanmalı?
İş ilişkisi sona erdikten sonra da zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanması gerekir. Uygulamada dosyaların uzun süre muhafaza edilmesi ve dijital yedeğinin tutulması önerilir.
Hizmet alımında sorumluluk tamamen firmada mı?
İşveren yükümlülükleri firmaya geçer ancak site, çalışma koşullarının güvenli olmasını gözetmek ve yüklenicinin yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğini denetlemekle yükümlüdür. Bu denetim sözleşmede tanımlanmalıdır.
Koruyucu donanım vermek yeterli mi?
Yeterli değil. Donanımın teslimi tutanakla belgelenmeli, doğru kullanımı için eğitim verilmeli ve kullanımın denetlendiği kayıt altına alınmalıdır.
Güvenlik personelinin ek belgeleri var mı?
Evet. Özel güvenlik görevlilerinin geçerli kimlik kartı, temel eğitim ve yenileme eğitim belgeleri dosyada bulunmalı; görev yeri izin bildirimleri de takip edilmelidir.
Risk değerlendirmesi ne sıklıkla yenilenir?
Belirlenen periyotlarda ve ayrıca iş kazası, yeni bir iş veya ekipman ile çalışma koşullarında önemli bir değişiklik hâlinde güncellenmesi gerekir.