Evet. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticinin kat malikleri arasından seçilmesini zorunlu tutmaz; kurul dışarıdan bir kişiyi ya da bir yönetim şirketini de yönetici seçebilir. Seçim için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluğu gerekir. Tüzel kişi yönetici seçildiğinde kanundan doğan yönetici yükümlülükleri şirketin üzerine geçer.
Yönetici kat maliki olmak zorunda mı?
Hayır. Bu, sahada en sık karşılaştığımız yanlış bilgilerden biri. Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticinin kim olacağını kat malikleri kurulunun takdirine bırakır; kurul dilerse kendi içinden birini, dilerse dışarıdan bir kişiyi ya da bir yönetim şirketini seçer.
Kanunun aradığı tek şart yeter sayıdır: kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluğu. Bu iki koşul birlikte sağlanmalıdır; yalnızca daire sayısı çoğunluğu ya da yalnızca arsa payı çoğunluğu yeterli değildir.
Uygulamada dışarıdan yönetici tercihinin iki tipik nedeni vardır. Birincisi kimsenin gönüllü olmaması; ikincisi ise komşuluk ilişkilerinin karar almayı zorlaştırması. Aidat takibi, personel yönetimi ve kural uygulaması, aynı binada yaşayan bir kişi için taşınması güç yüklerdir.
Şirketin yönetici seçilmesi ile hizmet alımı aynı şey mi?
Değil ve bu ayrımı bilmemek sonradan yetki tartışması üretir. İki farklı model vardır.
Birinci modelde şirket doğrudan yönetici olarak seçilir. Kanundan doğan yönetici yükümlülükleri — defter tutma, işletme projesi hazırlama, kurulu toplantıya çağırma, ortak gideri toplama ve hesap verme — şirketin tüzel kişiliğine geçer. Şirket, kurul huzurunda hesap veren taraftır.
İkinci modelde kat maliklerinden biri yönetici kalır, şirket yalnızca hizmet sağlayıcıdır. Bu durumda operasyon şirkete geçse bile yönetici sıfatının hukuki sonuçları kişide kalır. Bir iş kazası, eksik periyodik kontrol ya da hesap verme sorunu hâlinde muhatap yine o kişidir.
Hangi modelin seçildiği kurul kararında ve karar defterinde açıkça yazılmalıdır. "Yönetim şirketiyle anlaşılmasına karar verildi" ifadesi bu ayrımı göstermez ve ileride tartışma çıkarır.
| Başlık | Şirket yönetici seçilirse | Şirketten hizmet alınırsa |
|---|---|---|
| Yönetici sıfatı | Şirketin tüzel kişiliğinde | Kat maliklerinden birinde |
| Defter tutma yükümlülüğü | Şirkette | Yöneticide (şirket destekler) |
| Kurula hesap veren | Şirket | Yönetici |
| İşveren sıfatı | Personel şirket bordrosundaysa şirkette | Kadro site adınaysa yöneticide |
| Kurul kararında yazması gereken | Şirketin yönetici olarak seçildiği | Hizmet alımının kapsamı |
| Temsil yetkisi | Şirket, ana gayrimenkulü temsil eder | Yönetici temsil eder |
Dışarıdan yönetici seçimi nasıl karara bağlanır?
Süreç sıradan bir kurul kararından ibaret değildir; usul hatası kararı sakatlar. İzlenmesi gereken sıra şudur:
- Gündemin "yönetici seçimi" maddesini içerecek biçimde hazırlanması
- Çağrının yönetim planı ve kanunun aradığı usule uygun yapılması
- Toplantıda katılım ve vekâletlerin kontrol edilmesi
- Sayı ve arsa payı çoğunluğunun birlikte sağlandığının tutanakta gösterilmesi
- Seçilen kişinin ya da şirketin unvanının, vergi bilgisinin ve yetki sınırının karara yazılması
- Ücretin ve ödeme döneminin karara bağlanması
- Kararın karar defterine geçirilmesi ve imzalanması
- Yönetim sözleşmesinin imzalanması ve karar ekine konulması
Yetki sınırı nasıl çizilmeli?
Dışarıdan yönetici seçmenin en çok atlanan tarafı yetki sınırının belirsiz bırakılmasıdır. Kanun yöneticiye kurul kararlarını uygulama görevi verir; ancak günlük işleyişte hangi harcamanın kurul kararı gerektirdiği, hangisinin gerektirmediği yazılı değilse her kalem tartışmaya açılır.
Pratik çözüm, kurul kararında bir harcama limiti tanımlamaktır: belirlenen tutarın altındaki rutin ve zorunlu harcamalar yöneticinin takdirinde, üzerindekiler kurul onayına tabi. Acil ve can güvenliğine ilişkin harcamalar için ise ayrı bir istisna maddesi konulmalı, sonrasında ilk toplantıda bilgi verilmesi şart koşulmalıdır.
Aynı şekilde banka hesabı yetkisi, sözleşme imzalama yetkisi ve hukuki takip başlatma yetkisi de ayrı ayrı tanımlanmalıdır. Bu üç yetki tek bir cümleyle devredildiğinde denetim imkânı kaybolur.
Ücret nasıl belirlenir, kim öder?
Yöneticiye ödenecek ücret ve ödeme dönemi kat malikleri kurulunca belirlenir; kararlaştırılan tutar işletme projesinde gider kalemi olarak gösterilir ve ortak gider olarak paylaşılır.
Uygulamada üç ücretlendirme modeli görülür. Daire başı sabit bedelde ölçek büyüdükçe birim maliyet düşer ve karşılaştırma kolaydır. Sabit aylık bedelde tutar bağımsız bölüm sayısından bağımsızdır; küçük yapılarda daha uygun olabilir. Maliyet artı yönetim payı modelinde ise giderler olduğu gibi yansıtılır, üzerine belirli bir yönetim payı eklenir; şeffaflığı yüksek ama takip disiplini gerektirir.
Hangi model seçilirse seçilsin, ücrete neyin dahil olduğu yazılı olmalıdır. Muhasebe, hukuki takip, saha denetimi ve raporlama dahil mi; yoksa bunlar ayrı mı faturalanıyor? Bu ayrım yapılmadan alınan iki teklif karşılaştırılamaz.
Dışarıdan yönetici görevden alınabilir mi?
Alınabilir. Yöneticinin görevden alınması da seçimi gibi kat malikleri kurulunun yetkisindedir ve yıl ortasında yapılabilir. Ayrıca haklı bir sebebin varlığı hâlinde kat maliklerinden her biri mahkemeye başvurarak azil talep edebilir.
Sözleşmeli bir yönetim şirketiyle çalışılıyorsa iki ayrı hukuki ilişki vardır: kurul kararıyla verilen yöneticilik sıfatı ve imzalanan yönetim sözleşmesi. Kurul yöneticiliği sonlandırdığında sözleşmenin de usulüne uygun feshedilmesi gerekir; aksi hâlde ücret alacağı tartışması doğar.
Bu nedenle sözleşmede fesih bildirim süresi, fesih hâlinde devredilecek belgelerin listesi ve devir süresi mutlaka yazılmalıdır. Yöneticilik sıfatının sona ermesiyle belgelerin teslimi arasında geçen boşluk, yeni yönetimin en çok zorlandığı dönemdir.
Sıkça Sorulan Sorular
Apartman yöneticisi dışarıdan olabilir mi?
Evet. Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticinin kat malikleri arasından seçilmesini zorunlu tutmaz. Kurul, dışarıdan bir kişiyi veya bir yönetim şirketini de yönetici seçebilir; aranan şart kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğudur.
Yönetim şirketi tüzel kişi olarak yönetici seçilebilir mi?
Seçilebilir. Bu durumda kanundan doğan yönetici yükümlülükleri şirketin tüzel kişiliğine geçer; defter tutma, işletme projesi, kurulu toplantıya çağırma ve hesap verme şirketin sorumluluğundadır.
Dışarıdan yönetici ücreti ne kadar olur?
Tek bir tutar yoktur; bağımsız bölüm sayısı, hizmet kapsamı, kadro ihtiyacı ve teknik ekipman envanteri belirleyicidir. Ücret kurul kararıyla belirlenir ve işletme projesinde ayrı gider kalemi olarak gösterilir.
Kaç kişinin oyu gerekir?
Kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu gerekir. İki koşulun birlikte sağlandığı toplantı tutanağında gösterilmelidir.
Dışarıdan yönetici aidat toplayabilir, dava açabilir mi?
Yönetici sıfatıyla ortak gideri tahakkuk ettirip toplayabilir ve ana gayrimenkulü ilgilendiren konularda kat maliklerini temsil edebilir. Hukuki takip yetkisinin kapsamı kurul kararında açıkça tanımlanmalıdır.
Şirketle çalışırken yönetici seçimi yine yapılır mı?
Model tercihine bağlıdır. Şirket doğrudan yönetici seçilirse ayrıca kişi seçilmez. Şirketten yalnızca hizmet alınıyorsa kat maliklerinden biri yönetici olarak kalır ve hukuki sorumluluk onda devam eder.