Site ve Apartmanlarda Zorunlu Periyodik Bakım ve Kontroller: Asansör, Yangın, Su Deposu ve Isıtma Takvimi

Bir sitede yasal olarak zorunlu bakım ve kontroller hangileridir?

Zorunlu bakım ve kontroller tek bir mevzuatta toplanmış değildir; asansör, yangın, su, ısıtma ve iş ekipmanları için ayrı yönetmelikler devrededir. Ortak nokta, hepsinde muhatabın bina sorumlusu olmasıdır. Bina sorumlusu, yönetici bulunan yapılarda yöneticidir; yönetici atanmamışsa kat maliklerinin kendisidir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu 35. maddesi yöneticiyi ana taşınmazın bakımı, korunması ve onarımı için gereken tedbirleri almakla görevlendirir, 38. maddesi ise kat maliklerine karşı vekil gibi sorumlu tutar.

Yaptırımlar üç katmanda işler. Birinci katman idaridir: ilgili idare veya bakanlık tarafından kesilen idari para cezası, mühürleme ve kullanımdan men kararları. İkinci katman hukukidir: 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu 69. maddesi, yapı malikini yapının bakım eksikliğinden doğan zararlardan kusur aranmaksızın sorumlu tutar. Üçüncü katman cezaidir: bakım eksikliğinden kaynaklanan bir kaza yaralanma veya ölümle sonuçlanırsa taksirle yaralama ya da taksirle ölüme neden olma soruşturması açılır.

Pratikte en pahalı sonuç sigortadan gelir. Zorunlu deprem sigortası dışındaki bina ve sorumluluk poliçelerinde, periyodik bakımın yaptırılmamış olması tazminatın reddi veya oranlı ödeme gerekçesi olarak kullanılabilir. Yangın sonrası eksperin ilk istediği belge yangın söndürme sistemi bakım kayıtlarıdır. Bu nedenle bakım takvimi bir maliyet kalemi değil, sigorta teminatının fiilen çalışmasını sağlayan koşuldur.

Aşağıdaki tablo, bir konut sitesinde yıl içinde yürütülmesi gereken kontrolleri tek ekranda toplar. Yönetim değişikliklerinde devir teslim dosyasına konulacak asgari liste de budur.

Asansör periyodik kontrolünü kim yapar, kırmızı etiket alınırsa 30 günde ne olur?

Asansörde iki ayrı yükümlülük vardır ve bunlar sık karıştırılır. Birincisi bakımdır: Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği uyarınca bina sorumlusu, asansörün bakımını yetkilendirilmiş bir bakım servisine ayda en az bir kez yaptırmakla yükümlüdür. İkincisi periyodik kontroldür: Asansör Periyodik Kontrol Yönetmeliği uyarınca asansör yılda bir kez, ilgili idarenin protokol yaptığı A tipi muayene kuruluşu tarafından kontrol edilir. Bakım firması kendi yaptığı işi denetleyemez; iki iş farklı taraflarca yürütülür.

Kontrol sonucunda asansör kabinine renkli bir etiket yapıştırılır ve bu etiket asansörün güvenlik durumunu gösterir. Yeşil etiket uygunluğu, mavi ve sarı etiket giderilmesi gereken kusurları, kırmızı etiket ise asansörün güvensiz olduğunu ifade eder. Kırmızı etiket alan asansör derhal hizmet dışı bırakılır. Eksiklikler otuz gün içinde giderilmez ve asansör yeniden kontrol ettirilmezse ilgili idare tarafından mühürlenir.

Kırmızı etiketli asansörün kullandırılmaya devam edilmesi, yöneticinin en ağır risk aldığı durumdur. Böyle bir asansörde meydana gelen kazada bina sorumlusunun kusuru tartışmasız kabul edilir; idari para cezasının yanında tazminat ve cezai sorumluluk gündeme gelir. Etiketin kabinden sökülmesi de çözüm değildir, kontrol kaydı muayene kuruluşunda ve ilgili idarede durur.

Uygulamada asansör kalemi en sık üç noktada aksar: bakım sözleşmesinin yapılmaması veya yetkisiz kişiye yaptırılması, periyodik kontrol randevusunun her yıl aynı ayda alınmaması nedeniyle döngünün kayması ve kırmızı etiket sonrası otuz günlük sürenin teklif toplamakla geçirilmesi. Üçüncüsü en pahalısıdır; kırmızı etiket alındığı gün onarım siparişi verilmelidir.

Yangın güvenliği: kat başına kaç tüp, yıllık kontrol ve tatbikat zorunlu mu?

Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik, taşınabilir söndürme tüpleri için iki ölçüt kullanır. Birincisi alan ölçütüdür: düşük tehlike sınıfındaki yerlerde her 500 metrekare, orta ve yüksek tehlike sınıfındaki yerlerde her 250 metrekare yapı inşaat alanı için bir adet altı kilogramlık söndürme tüpü bulundurulur. İkincisi erişim ölçütüdür: her katta en az bir adet bulunacak ve söndürme tüpüne ulaşma mesafesi 25 metreyi geçmeyecek şekilde konumlandırma yapılır. Konut bloklarında pratikte belirleyici olan ikinci ölçüttür.

Söndürme tüpleri yılda bir kez yerinde genel kontrolden geçirilir; dördüncü yılın sonunda ise içindeki söndürme maddesi yenilenir ve tüpe hidrostatik test uygulanır. Kontrolün yapıldığı, tüp üzerindeki etiketten okunur. İtfaiye denetiminde ve yangın sonrası ekspertizde ilk bakılan şey bu etiketin tarihidir. Dolum firmasının hizmet yeterlilik belgesinin bulunması, faturanın kabul edilebilir olması için gereklidir.

Tatbikat konusu en çok atlanan yükümlülüktür. Yönetmelik, binada yılda en az bir kez söndürme ve tahliye tatbikatı yapılmasını öngörür. Konut sitelerinde bu tatbikat çoğu zaman hiç yapılmaz, oysa uygulanması hem ucuz hem de kolaydır: kat malikleri bilgilendirilir, toplanma yeri belirlenir, alarm çalıştırılır, tahliye süresi ölçülür ve tutanak tutulur. Tutanak, katılım listesi ve fotoğraflar yangın dosyasına konur.

Yangın algılama ve uyarı sistemi bulunan sitelerde sistemin altı ayda bir fonksiyon testinden geçirilmesi, yılda bir kez kapsamlı bakım yapılması gerekir. Yangın pompası olan projelerde pompa haftada bir kez kısa süreli çalıştırılarak test edilir ve kayda geçirilir. Sprinkler ve yangın dolabı hatlarında basınç değerleri düzenli olarak okunmalıdır.

• Her katta en az bir adet altı kilogramlık söndürme tüpü, ulaşma mesafesi en fazla 25 metre.
• Söndürme tüpü yıllık kontrol, dört yılda bir dolum ve hidrostatik test.
• Yılda en az bir söndürme ve tahliye tatbikatı; tutanak ve katılım listesi saklanır.
• Yangın algılama sisteminde altı ayda bir fonksiyon testi, yılda bir kapsamlı bakım.
• Yangın pompasında haftalık çalıştırma testi, yıllık kapasite kontrolü.
• Kaçış yollarının, yangın merdiveni kapılarının ve acil aydınlatmanın aylık gözle kontrolü.
• Yangın dolaplarında hortum, lans ve vana kontrolü yılda bir; dolap önünün boş tutulması sürekli.

Su deposu temizliği ve su analizleri hangi sıklıkta yapılmalı?

Bina içi su depoları, şebekeden gelen suyun kalitesini bozabilecek tek noktadır. İnsani Tüketim Amaçlı Sular Hakkında Yönetmelik ve Sağlık Bakanlığı uygulamaları doğrultusunda su depolarının altı ayda bir, en geç yılda bir temizlenip dezenfekte edilmesi esastır. Deponun kapağı kilitli, havalandırması sinek teli ile korunmuş ve taşma hattı kanalizasyona doğrudan bağlanmamış olmalıdır; bu üç ayrıntı denetimde ayrı ayrı bakılan noktalardır.

Temizlik işleminin tek başına yeterli olduğunu düşünmek yaygın bir hatadır. Temizlikten sonra depo çıkışından numune alınarak akredite bir laboratuvarda mikrobiyolojik ve kimyasal analiz yaptırılması, hem su güvenliğini doğrular hem de olası bir şikâyette yönetimin elinde belge bulunmasını sağlar. Analiz raporu ile temizlik ve dezenfeksiyon belgesi birlikte arşivlenir.

Sıcak su tesisatı ve soğutma kulesi bulunan büyük projelerde legionella riski ayrıca değerlendirilmelidir. Sıcak su depolama sıcaklığının belirli seviyenin altına düşmemesi, az kullanılan hatlarda düzenli su sirkülasyonu sağlanması ve duş başlıklarının periyodik temizliği bu riski azaltan temel önlemlerdir. Otel ve konaklama nitelikli yapılarda konu ayrı bir yönetmelikle düzenlenmiştir; büyük rezidans ve karma kullanımlı projelerde aynı yaklaşımın benimsenmesi doğru olur.

Havuzu bulunan sitelerde ölçüm rejimi daha sıkıdır. Yüzme Havuzlarının Tabi Olacağı Sağlık Esasları ve Şartları Hakkında Yönetmelik uyarınca serbest klor ve pH değerleri gün içinde düzenli olarak ölçülür ve çizelgeye işlenir; ayda en az bir kez laboratuvar numunesi alınır. Ölçüm çizelgesinin tutulmaması, uygunsuzluk kadar ağır bir eksiklik sayılır.

Merkezi ısıtmada pay ölçer ve yüzde 70 - yüzde 30 paylaşımı: genel kurul bu oranı değiştirebilir mi?

Hayır, değiştiremez. 5627 sayılı Enerji Verimliliği Kanunu ve buna dayanılarak çıkarılan Merkezi Isıtma ve Sıhhi Sıcak Su Sistemlerinde Isınma ve Sıhhi Sıcak Su Giderlerinin Paylaştırılmasına İlişkin Yönetmelik, merkezi sistemle ısıtılan binalarda toplam ısıtma giderinin yüzde 70’inin bağımsız bölümlerin ölçülen tüketimine, yüzde 30’unun ise kullanım alanına göre paylaştırılmasını öngörür. Bu oran emredici bir yönetmelik hükmüdür; kat malikleri kurulu kararıyla değiştirilemez, aksi yöndeki genel kurul kararları geçersizdir.

Sektördeki en yaygın yanlış bilgi tam olarak budur. Toplantılarda sıklıkla oranın yüzde 50 - yüzde 50 veya yüzde 80 - yüzde 20 olarak değiştirilmesi önerilir ve bazen karara bağlanır. Böyle bir karara dayanılarak yapılan paylaşım, itiraz eden herhangi bir kat maliki tarafından iptal ettirilebilir ve yönetim bir sezonluk paylaşımı yeniden yapmak zorunda kalır. Yönetimin doğru tutumu, oranın yönetmelikten geldiğini toplantıda net biçimde açıklamaktır.

Yüzde 30’luk pay, tüketimden bağımsız ortak gider payıdır. Isıtmayı tamamen kapatan, dairesini boş tutan veya kışın hiç kullanmayan bağımsız bölüm de bu paydan sorumludur; çünkü bu pay dağıtım hatlarındaki ısı kaybını ve ortak alan ısınmasını karşılar. Sıfır tüketim gösteren bağımsız bölümün hiçbir şey ödemeyeceği yönündeki beklenti mevzuata aykırıdır.

Ölçüm ekipmanının takılmasına izin vermeyen bağımsız bölümler için ayrı bir kural işler: bu bölümlere binadaki en yüksek tüketimi gösteren bağımsız bölümün tüketimi esas alınarak paylaştırma yapılır. Kural, ölçüm kaçırmayı avantajlı olmaktan çıkarır. Okuma ve paylaşım işleminin, mevzuata göre yetkilendirilmiş bir ölçüm ve paylaşım şirketi tarafından yapılması ve raporun kat maliklerine dağıtılması gerekir.

• Isıtma giderinin yüzde 70’i ölçülen tüketime, yüzde 30’u kullanım alanına göre paylaştırılır.
• Oran yönetmelikten gelir; kat malikleri kurulu kararıyla değiştirilemez.
• Sıcak su giderinde paylaşım, sıcak su tüketim ölçerlerinin okunmasıyla yapılır.
• Tüketimi sıfır olan bağımsız bölüm de yüzde 30’luk ortak paydan sorumludur.
• Pay ölçer taktırmayan bağımsız bölüme, binadaki en yüksek tüketim esas alınarak paylaştırma yapılır.
• Okuma ve paylaşımı yetkilendirilmiş ölçüm şirketi yapar; sezon sonu raporu kat maliklerine sunulur.

Jeneratör, hidrofor, yangın pompası ve otomatik kapılarda bakım periyotları nedir?

Bu grup ekipman için tek bir yönetmelik periyodu yoktur; dayanak İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği ile üretici talimatlarıdır. Yönetmeliğin Ek-III bölümü, standartlarda aksi belirtilmemişse basınçlı kaplar, kaldırma iletme ekipmanları ve tesisatlar için yılda bir periyodik kontrol öngörür. Bu, hidrofor ve genleşme tankı gibi basınçlı kaplarla topraklama ve paratoner tesisatı için doğrudan uygulanabilir bir kuraldır.

Jeneratörde asıl risk, ekipmanın yılda birkaç kez ihtiyaç duyulan ama ihtiyaç anında mutlaka çalışması gereken bir sistem olmasıdır. Bu nedenle sektör pratiği üç katmanlıdır: ayda bir yüksüz çalıştırma, altı ayda bir yük altında test, yılda bir kapsamlı bakım. Akü şarj durumu, yakıt seviyesi ve yakıt kalitesi, soğutma suyu ve ısıtıcı rezistansı düzenli kontrol edilmelidir. Kışın devreye girmeyen bir jeneratörün en sık nedeni bitmiş aküdür.

Hidrofor sisteminde altı aylık kontrol; genleşme tankı ön basıncı, mekanik salmastra sızdırmazlığı, basınç şalteri ayarları ve pompa çalışma sayısı üzerinden yürütülür. Sık devreye girip çıkan bir hidrofor, tank basıncının kaybolduğuna işaret eder ve müdahale edilmezse pompa yatakları kısa sürede zarar görür. Yangın pompası ise hidrofordan farklı bir rejime tabidir: haftada bir kısa süreli çalıştırma testi yapılır ve kayıt tutulur.

Otopark otomatik kapıları ve bariyerler, iş ekipmanı olarak kabul edilir ve sıkışma riski taşıdıkları için altı ayda bir güvenlik kontrolünden geçirilmelidir. Fotosel ve kenar emniyet bandı testi, kuvvet sınırlama ayarı ve acil durdurma fonksiyonu bu kontrolün asgari kapsamıdır. Sıkışma kazaları, bakım kaydı bulunmayan sitelerde doğrudan yönetim kusuru olarak değerlendirilir.

Bakım yaptırılmazsa yöneticinin idari ve cezai sorumluluğu nedir?

Sorumluluk zinciri bina sorumlusu kavramıyla başlar. Asansör, yangın ve su mevzuatının tamamı muhatap olarak bina sorumlusunu gösterir ve yönetici bulunan yapılarda bu sıfat yöneticiye aittir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu 35. maddesi ana taşınmazın bakım ve korunması için gereken tedbirleri almayı yöneticinin görevleri arasında sayar; 38. madde yöneticiyi kat maliklerine karşı vekil gibi sorumlu tutar. Vekilin sorumluluğu hafif kusurdan da doğar, bu nedenle eşik düşüktür.

İdari yaptırımlar en görünür katmandır: asansörde mühürleme ve kullanımdan men, itfaiye denetiminde tespit edilen eksiklikler için idari para cezası, su deposu ihlallerinde il sağlık müdürlüğü cezası, iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin ihlalinde 6331 sayılı Kanun kapsamında ayrı ayrı idari para cezaları. Bu cezalar işyeri veya kat malikleri kurulu adına tahakkuk eder ve site bütçesinden ödenir; ancak ödenen tutar için yöneticiye rücu edilmesi de mümkündür.

Hukuki sorumluluk daha ağır sonuç doğurur. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu 69. maddesi, bina veya yapı eseri sahibini yapım bozukluğu ya da bakım eksikliğinden doğan zararlardan kusur aranmaksızın sorumlu tutar. Asansör kazası, düşen sıva, patlayan boru veya kaygan zemin nedeniyle oluşan zararlarda bu madde işletilir. Kat malikleri sorumluluğu kendi aralarında paylaşsa da, ihmali tespit edilen yönetici iç ilişkide sorumluluğu üstlenir.

Cezai sorumluluk ise olay yaralanma veya ölümle sonuçlandığında gündeme gelir. Soruşturmada ilk istenen belgeler bakım sözleşmesi, periyodik kontrol raporları ve arıza bildirim kayıtlarıdır. Bakım kaydı bulunan ve arızayı bildirip takip ettiğini belgeleyebilen yönetim ile hiçbir kaydı olmayan yönetim arasındaki fark, kusur oranını doğrudan belirler. Kayıt tutmak, teknik bir alışkanlık değil hukuki bir savunma aracıdır.

Bakım kayıtları ve belgeler nasıl arşivlenir, denetimde ne istenir?

Bakımın yapılmış olması yetmez; yapıldığının belgelenmesi gerekir. Her kalem için en az üç kayıt tutulmalıdır: sözleşme veya sipariş, işin yapıldığına dair form ya da rapor, ödeme belgesi. Bu üçlü, hem denetimde hem de yönetim değişikliğinde devir teslimin temelini oluşturur. Belgelerin en az beş yıl saklanması, olası dava ve zamanaşımı süreleri düşünüldüğünde makul bir alt sınırdır.

Kayıtların kâğıt dosyada tutulması, yönetici değiştiğinde çoğu zaman kaybolmalarına yol açar. Bakım takviminin dijital ortamda tutulması, her kalem için bir sonraki tarihin otomatik hatırlatılması ve raporların ilgili iş emrine eklenmesi bu kaybı ortadan kaldırır. Orkun bünyesindeki ORTECH teknik destek altyapısı bu amaçla kullanılır: bakım periyotları takvime bağlanır, sahadan gelen arıza bildirimleri iş emrine dönüşür, tamamlanan bakımın belgesi kaydın içine iliştirilir. Yangın tüpü, sarf malzeme ve yedek parça envanteri ise stok yönetimi tarafında takip edilir; böylece dolum tarihi gelen tüpler kalem bazında görünür.

Denetimlerde en sık istenen belgeler bellidir. Asansörde son periyodik kontrol raporu ve güncel bakım sözleşmesi; yangında söndürme tüpü dolum etiketleri, algılama sistemi bakım raporu ve tatbikat tutanağı; suda temizlik dezenfeksiyon belgesi ve analiz raporu; ısıtmada pay ölçer okuma ve paylaşım raporu; elektrikte topraklama ölçüm raporu. Bu beş başlığın dosyada hazır bulunması, denetimlerin büyük bölümünü sorunsuz kapatır.

Yıllık bütçe hazırlanırken bakım kalemlerinin işletme projesine ayrı ayrı yazılması, hem şeffaflığı hem de öngörülebilirliği artırır. Kat Mülkiyeti Kanunu 37. maddesi işletme projesinde tahmini giderlerin gösterilmesini zorunlu tutar; periyodik bakım kalemleri bu projede tek satırda toplanmak yerine kalem bazında yer almalıdır. Böylece yıl sonunda hangi bakımın yapıldığı, hangisinin ertelendiği kat malikleri tarafından denetlenebilir.

Orkun Şirketler Grubu, İstanbul ağırlıklı portföyünde teknik hizmetler ve tesis işletme yönetimini bu takvim üzerinden yürütür. Devralınan her projede önce mevcut bakım dosyası çıkarılır, eksik kalemler ve gecikmiş kontroller listelenir, ardından on iki aylık bakım planı işletme projesine gider kalemi olarak işlenir. Yapılan işlerin kaydı ve belgeleri kat maliklerine düzenli olarak raporlanır.