Site Yönetimi Görevini Yapmıyorsa: Şikâyet, Denetim ve Değiştirme Yolları

Önce tespit: gerçekten görev ihlali mi?

Şikâyetlerin bir bölümü görev ihlali değil, beklenti farkıdır. Yönetimin görevleri 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve yönetim planıyla çizilidir: ortak alanların bakımı, işletme projesinin uygulanması, aidat tahsilatı, defter ve belge düzeni, kurul kararlarının yerine getirilmesi.

Buna karşılık komşu gürültüsü, bağımsız bölüm içi arızalar ya da kurulun hiç karar almadığı bir yatırımın yapılmaması yönetimin ihlali değildir. Şikâyet yoluna girmeden önce konunun yönetim planında ve kanunda kime ait olduğuna bakmak, süreci kısaltır.

Tipik gerçek ihlaller şunlardır: aidat toplandığı hâlde ortak giderlerin ödenmemesi, hesap ve belge gösterilmemesi, zorunlu bakım ve kontrollerin yaptırılmaması, kurul kararlarının uygulanmaması ve toplantı çağrısının yapılmaması.

1. adım: iz bırakan yazılı talep

Sözlü şikâyetin, site grubundaki mesajın ve telefon görüşmesinin hukuki değeri yoktur. İlk adım, talebin yazılı ve ispatlanabilir biçimde iletilmesidir: imza karşılığı elden, iadeli taahhütlü posta ya da noter kanalıyla.

Talep kısa ve somut olmalıdır: hangi görev, hangi tarihten beri, ne yapılması isteniyor ve makul bir süre. "Yönetim ilgisiz" cümlesi dava dosyasında işe yaramaz; "asansörün periyodik kontrolü şu tarihten beri yaptırılmadı, 15 gün içinde yaptırılmasını talep ederim" cümlesi işe yarar.

Bu adım çoğu zaman küçümsenir ama iki iş görür: sorunların bir bölümü bu aşamada çözülür ve çözülmezse sonraki her aşamanın delilini üretir.

2. adım: hesap sorma ve denetim

Her kat maliki, ortak giderlere ilişkin kayıt ve belgeleri inceleme hakkına sahiptir. Yönetim göstermekten kaçınıyorsa bu kendisi başlı başına bir ihlaldir ve tutanakla tespit edilmelidir.

Sitede seçilmiş bir denetçi varsa devreye sokulacak organ odur: denetçiden yazılı rapor istenir. Denetçi yoksa ya da çalışmıyorsa, konu olağanüstü toplantının gündemine taşınır.

Bu aşamada amaç ceza değil kayıttır: hangi görevin yapılmadığının, hangi belgenin gösterilmediğinin yazılı tespiti. Değiştirme kararının kuruldan geçmesi de mahkeme aşaması da bu kayıtlarla kolaylaşır.

3. adım: olağanüstü toplantı ve değiştirme

Kat malikleri kurulu yöneticiyi her zaman değiştirebilir; dönem sonunu beklemek gerekmez. Olağanüstü toplantı, kat maliklerinin üçte birinin istemesiyle çağrılabilir; çağrının usulüne uygun yapılması kritiktir çünkü usulsüz çağrıyla alınan karar iptale açıktır.

Çağrıda gündem açık yazılmalıdır: "yönetimin ibrası ve değiştirilmesinin görüşülmesi". Gündemde olmayan konuda karar alınamaz; belirsiz gündemle toplanan kurulun değiştirme kararı sonradan dava konusu olur.

Yeni yönetici ataması için kanun hem sayı hem arsa payı çoğunluğu arar. Toplantı öncesinde bu çoğunluğun fiilen sağlanabileceğinden emin olunmalı; sağlanamıyorsa vekâlet toplanmalıdır. Değişiklik kararıyla birlikte devir tutanağı ve teslim listesi de aynı gün planlanmalıdır.

4. adım: mahkeme yolu

Kurulda çoğunluk sağlanamıyorsa ya da ihlal ağırsa, her kat maliki sulh hukuk mahkemesine başvurabilir. Mahkeme yöneticinin hesap vermesini sağlayabilir, haklı sebep varsa yöneticiyi değiştirebilir ve yönetici atanamayan binada dışarıdan yönetici atayabilir.

Mahkeme yolu son çare olarak düşünülmelidir ama korkulacak bir yol da değildir: dosya, önceki adımlarda biriktirilen yazılı taleplerle ve tespitlerle güçlüyse süreç etkin ilerler.

Aidatın ödenmemesi bir "şikâyet yolu" DEĞİLDİR. Yönetimden şikâyetçi olan kat malikinin aidat kesmesi kendi aleyhine sonuç doğurur: gecikme tazminatı işler ve icra riski doğar. Şikâyet ile ödeme yükümlülüğü hukuken birbirinden bağımsızdır.

• Yazılı talepler ve tebliğ kayıtları
• Denetçi raporu ya da inceleme tutanakları
• Ödenen aidatların dekontları
• Yapılmayan bakım ve kontrollerin listesi
• Toplantı çağrıları ve karar defteri örnekleri

Profesyonel firmayla çalışılıyorsa

Şikâyet edilen taraf profesyonel bir yönetim firmasıysa iki ilişki ayrışır: firmanın sözleşme yükümlülükleri ve kurulun kanuni yetkileri. Sözleşmedeki hizmet tanımına aykırılık, fesih ve varsa cezai şart hükümlerini devreye sokar.

Bu yüzden firma seçerken sözleşmeye yazılan hizmet seviyesi maddeleri, tam da böyle günler içindir: ölçülebilir taahhüt yoksa "görev yapılmıyor" iddiası ispat sorununa dönüşür.

Firma değişikliğinde en kritik nokta devir düzenidir: defterler, banka yetkileri, personel özlük dosyaları, sözleşmeler ve dijital kayıtlar liste karşılığı teslim alınmalıdır. Devir tutanağı olmadan yapılan değişim, eski sorunları yeni yönetime taşır.

Orkun bu durumda nasıl devreye girer?

Orkun Şirketler Grubu, sorunlu yönetimden devralınan dosyalarda işe durum tespitiyle başlar: hesap mutabakatı, yapılmayan yasal kontrollerin listesi ve tahsilat tablosu ilk 30 günde çıkarılır ve kurula yazılı sunulur.

Hizmet seviyesi sözleşmede ölçülebilir taahhütlerle tanımlanır; aylık rapor ve ORTECH erişimi sayesinde "yönetim ne yapıyor" sorusu ortadan kalkar. Şikâyet konusu olan belirsizlik, sistemin kendisiyle çözülür.