Aidat Ödemeyen Kat Malikinden Tahsilat: KVKK Kararı Sonrası Borç Bildirimi, İhtarname ve İcra Yol Haritası

Aidat borcu neden hızla büyür: Kat Mülkiyeti Kanunu m.20 ne diyor?

Ortak gider ve avans payı, kat malikinin isteğe bağlı bir katkısı değil, kanundan doğan bir yükümlülüktür. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.20, kat malikini kapıcı, bahçıvan, güvenlik, asansör, ısıtma ve genel yönetim giderlerine katılmakla yükümlü tutar. Ödeme borcu, kat malikleri kurulunun onayladığı işletme projesinde veya kurul kararında yazan vadeyle doğar. Vade belirli olduğu için borçlunun temerrüde düşmesi ayrıca ihtar çekilmesine bağlı değildir.

Aynı maddenin son fıkrası, ödemeyi geciktiren kat maliki için aylık yüzde beş gecikme tazminatı öngörür. Bu oran yıllık yüzde 60 seviyesine karşılık gelir ve bileşik değil basit olarak işler. Hesabın formülü şudur: ödenmeyen tutar × 0,05 × (gecikilen gün ÷ 30). Oran kanunla sabitlendiği için işletme projesiyle düşürülemez, sözleşmeyle kaldırılamaz.

Tazminatın işlevi ceza vermek değil, geciken tahsilatın siteye yüklediği maliyeti dengelemektir. Personel ücreti, elektrik, doğalgaz, asansör bakımı ve güvenlik hizmet bedeli ertelenemeyen kalemlerdir; bir kat malikinin ödemediği tutar fiilen diğer kat maliklerinin cebinden finanse edilir. Tahsilat oranındaki on puanlık düşüş, çoğu sitede doğrudan hizmet kalitesine ve yedek akçeye yansır.

Aşağıdaki tablo, ödenmeyen tek bir aidatın gecikme tazminatıyla nasıl büyüdüğünü gösterir. Rakamlar örnek hesaptır; asıl mesele, borcun bekletilmesinin maliyetsiz olmadığıdır.

KVKK kararı sonrası borç listesi panoya asılabilir mi, WhatsApp grubunda paylaşılabilir mi?

Hayır. Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 18 Şubat 2026 tarihli 2026/348 sayılı kararı, borçlu kat maliklerinin ad-soyad ve borç tutarı bilgisinin apartman veya site panosunda ilan edilmesini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na aykırı buldu. Site yönetimi bu ilişkide veri sorumlusudur; sorumluluk yöneticinin şahsında değil, kat malikleri kurulunun temsil ettiği yönetimdedir.

Gerekçe basittir. Ad-soyad ile birlikte borç tutarı kişisel veridir ve panoya asmak bu veriyi belirsiz sayıda üçüncü kişiye ifşa etmek anlamına gelir. KVKK m.5'teki işleme şartlarından hiçbiri bu ifşayı karşılamaz: açık rıza yoktur ve meşru menfaat dengelemesi başarısızdır, çünkü aynı amaca çok daha az müdahaleci bir yolla, yani doğrudan borçluya yapılan bireysel bildirimle ulaşmak mümkündür.

Ad yerine daire numarası yazmak bir çözüm değildir. Bir sitede B Blok 14 numaralı bağımsız bölümün kime ait olduğu kolayca bilinebildiğinden bu bilgi de kişiyi belirlenebilir kılar ve kişisel veri niteliğini korur. Site WhatsApp veya Telegram grupları da aynı kapsamdadır: grupta kat maliki olmayan kişiler bulunabilir, mesaj sınırsız yayılabilir ve kayıtlar yönetimin denetimi dışındaki sunucularda tutulur.

Buna karşılık kat malikleri kurulu toplantısında sunulan gelir-gider tablosu ve bakiye dökümü ayrı bir durumdur. Kat maliklerinin KMK m.41 kapsamındaki denetim hakkı, yönetimin hesap vermesini gerektirir; bu bilgilendirme toplantıda hazır bulunan kat malikleriyle ve tutanak ekiyle sınırlı kaldığı sürece umuma açık ilan sayılmaz. Panoya asmak ile kurula hesap vermek hukuken aynı şey değildir.

• Panoya, asansör kabinine veya blok girişine borçlu listesi asmak
• Site WhatsApp ya da Telegram gruplarında borç dökümü paylaşmak
• Mobil uygulamanın tüm sakinlere açık ekranında borçlu listesi yayımlamak
• Borç tutarını açık kâğıtla kapı altına veya posta kutusuna bırakmak
• Site web sitesinde ya da sosyal medya hesabında borçlu duyurusu yapmak

Borçluya yasal ve KVKK'ya uygun bildirim nasıl yapılır?

Temel ilke tek cümleyle özetlenebilir: borç bilgisi yalnızca ilgili kişiye ve kapalı bir kanaldan iletilir. Bu ilkeye uyan dört kanal vardır ve dördü de aynı anda ispat gücü sağlar. Bildirimin kime, ne zaman ve hangi içerikle gönderildiğinin kayıt altında olması, ilerideki icra aşamasında yönetimin elini güçlendirir.

Bildirim metninde veri minimizasyonu esastır. Yalnızca borçlu olunan dönem, tutar, işleyen gecikme tazminatı ve ödeme kanalı yer almalıdır. Başka kat maliklerinin durumu, aile bilgileri, geçmiş yazışmalar veya kişisel değerlendirmeler metne girmemelidir. Borç kapandıktan sonra bu kayıtlar, yönetimin saklama ve imha politikasında belirlenen süreyle sınırlı tutulur.

Site yönetiminin KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü de burada devreye girer. Hangi kişisel verinin hangi amaçla işlendiğini açıklayan aydınlatma metni hazırlanmalı, kat maliklerine sunulmalı ve yönetim değişikliğinde devredilmelidir. Çoğu site, çalışan sayısı ve bilanço eşikleri nedeniyle VERBİS kayıt yükümlülüğünden istisnadır; ancak bu istisna aydınlatma, veri güvenliği ve saklama-imha yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

Bireysel bildirimi elle yürütmek 40 daireli bir sitede mümkün, 200 daireli bir sitede pratik değildir. Her kat malikinin yalnızca kendi hesabını gördüğü kapalı bir yönetim yazılımı hem KVKK uyumunu hem de bildirimin yapıldığına dair ispat yükünü tek adımda çözer. ORTECH gibi hizmete dahil teknik destek altyapıları bu iki ihtiyacı aynı kayıt üzerinden karşılar.

• Yönetim yazılımı üzerinden kişiye özel bildirim: kat maliki yalnızca kendi borcunu görür
• Kat malikinin yönetime bildirdiği telefon numarasına SMS
• Kişisel e-posta adresine gönderilen borç dökümü
• İadeli taahhütlü mektup: kapalı zarf, tebliğ belgesi arşivlenir
• Noter ihtarnamesi: en güçlü ispat, icra öncesi son adım

Tahsilat protokolü: 0-90 gün arasında hangi adım ne zaman atılır?

Tahsilatta belirleyici olan sertlik değil, öngörülebilirlik ve zamanlamadır. Gecikme süresi uzadıkça tahsil edilebilirlik düşer; ilk 30 gün içinde temas kurulmayan bir borç, bir sonraki dönemin aidatıyla toplanarak kat maliki için ödenemez bir tutara dönüşür. Bu noktadan sonra sorun bir ödeme sorunu olmaktan çıkıp bir müzakere sorununa dönüşür.

Protokolün kat malikleri kurulu kararıyla önceden belirlenmesi ve işletme projesine eklenmesi iki fayda sağlar. Yönetici keyfilik ve kayırma suçlamasından korunur; kat malikleri arasında eşit uygulama garanti altına alınır. Kimin ne zaman hangi bildirimi alacağı önceden bilindiğinde, adımların atılması kişisel bir çatışma olmaktan çıkar.

Aşağıdaki tablo gecikme bantlarına göre atılacak adımı, kullanılacak kanalı, yasal dayanağı ve KVKK uyum notunu bir arada verir. Son sütun ölçülmüş bir istatistik değil, saha uygulamasında beklenen etki bandıdır; her sitenin sakin profiline göre değişir.

Bantlar arasındaki geçiş otomatik olmalı, yöneticinin takdirine bırakılmamalıdır. Aynı gün, aynı metin, herkes için aynı sıra. Uygulamada tahsilat oranını yükselten şey, adımların sertliği değil istisnasız işlemesidir.

• Her bandın gün aralığı ve o bantta tetiklenen adım
• Kullanılacak kanal ve standart bildirim metni şablonu
• Ödeme planı yapılabilecek azami taksit sayısı ve şartları
• İcra takibine geçiş eşiği ve yöneticiye verilen yetkinin kapsamı
• Avukat, noter ve icra masraflarının borçluya nasıl yansıtılacağı

İhtarname ve icra takibi: hangi belgeler gerekir, masrafı kim öder?

Yönetici, kat malikleri kurulundan aldığı yetkiyle KMK m.20 ve m.35 uyarınca borçlu aleyhine icra takibi başlatabilir. Avukatla çalışmak zorunlu değildir; takip talebi yönetici sıfatıyla doldurulabilir. İzlenecek yol, İİK m.42 ve devamında düzenlenen ilamsız genel haciz yoludur ve borçluya örnek no. 7 ödeme emri gönderilir.

Takip talebine eklenmesi gereken belgeler nettir. Bu dosyanın gecikme anında değil, yönetim devraldığında hazır tutulması icra aşamasında kazanılan haftalar demektir.

Kritik eşik itirazdır. Borçlu ödeme emrine 7 gün içinde itiraz ederse takip durur. Burada işletme projesinin usulüne uygun tebliğ edilip kesinleşmiş olması belirleyicidir: KMK m.37 uyarınca kesinleşmiş işletme projesi ve kat malikleri kurulu kararı, İİK m.68/1 anlamında belge sayılır ve icra mahkemesinde itirazın kaldırılması yoluna gidilebilir. Bu belge yoksa itirazın iptali davası açmak gerekir ve süreç aylarca uzar. Tahsilatın en çok kaybedildiği nokta mahkeme değil, işletme projesinin tebliğinin belgelenmemiş olmasıdır.

Masraf tarafında iki mekanizma çalışır. İcra ve yargılama giderleri ile vekâlet ücreti kural olarak borçluya yüklenir; ayrıca KMK m.22/2 uyarınca ödemeyen kat malikinin bağımsız bölümü üzerinde diğer kat malikleri lehine kanuni ipotek hakkı tescil edilebilir. Borç, doğduğu dönemdeki malike ait olduğundan bağımsız bölüm satılmadan önce bakiyenin tespiti ve gerekiyorsa ipotek şerhi, alacağın teminatsız kalmasını önler.

• Kat malikleri kurulunun yöneticiyi seçen ve takip yetkisi veren kararı
• Kesinleşmiş işletme projesi veya aidat/avans belirleyen kurul kararı ile tebliğ belgeleri
• Borçlunun ödemediği dönemleri ay ay gösteren hesap dökümü
• Bağımsız bölüm ve malik bilgisini gösteren tapu kaydı
• Varsa gönderilmiş ihtarname ve tebliğ şerhi
• Gecikme tazminatının hesaplandığı ayrıntılı tablo

Kiracı ve malik müteselsilen sorumlu mu, takip kime yöneltilir?

KMK m.22, bağımsız bölümden kira sözleşmesine, oturma hakkına veya başka bir sebebe dayanarak sürekli biçimde yararlananları, kat malikiyle birlikte müştereken ve müteselsilen sorumlu tutar. Yani yönetim alacağını hem malikten hem kiracıdan isteyebilir. Kiracının sorumluluğu ödemekle yükümlü olduğu kira tutarıyla sınırlıdır ve yaptığı ödemeyi kira borcundan düşer.

Pratik sonuç şudur: yönetim her ikisine birden bildirim yapabilir ve gerekirse ikisine birden takip başlatabilir; hangisinden tahsil edilirse edilsin alacak sona erer. Tahsilat performansı açısından en etkili yöntem, gecikmenin ilk bandında hem malike hem kiracıya aynı anda bildirim gitmesidir, çünkü çoğu vakada gecikme kötü niyetten değil ikisi arasındaki belirsizlikten doğar.

Aşağıdaki tablo, malik ile kiracı arasındaki iç ilişkide hangi kalemin kime düştüğünü özetler. Bu ayrım yönetime karşı sorumluluğu değiştirmez; yalnızca ödemeyi kimin nihai olarak üstleneceğini belirler. Kira sözleşmesinde aksine hüküm varsa iç ilişkide sözleşme uygulanır.

Tahsilat oranı nasıl ölçülür ve kalıcı olarak nasıl yükseltilir?

Ölçülmeyen bir tahsilat süreci yönetilemez. Takip edilmesi gereken üç sayı vardır. Birincisi aylık tahsilat oranı: dönemde tahsil edilen tutarın dönemde tahakkuk eden tutara bölümü. İkincisi birikmiş bakiyenin kaç aylık gelire denk geldiği. Üçüncüsü 90 günü aşan alacakların toplam alacağa oranı. Bu üç sayı raporlanmadan hiçbir müdahalenin etkisi anlaşılamaz.

Tahsilat oranını kalıcı olarak yükselten unsurlar, tek tek bakıldığında sıradan görünen yapısal ayrıntılardır. Hiçbiri tek başına belirleyici değildir; birlikte uygulandıklarında fark yaratırlar.

Yönetim değişiminde en sık yaşanan kayıp, devir-teslimde kat maliki bazında bakiye dökümünün, dayanak kurul kararlarının ve derdest icra dosyalarının belgelenmemesidir. Bu döküm alınmadan yeni yönetimin geçmiş dönem alacağını tahsil etmesi fiilen imkânsız hale gelir; alacak siteye ait olduğu halde takip edilemez duruma düşer.

Orkun Şirketler Grubu'nun tesis işletme yönetimi hizmetinde tahsilat, yöneticinin inisiyatifine bırakılan bir görev değil sözleşmeyle tanımlanmış bir süreçtir. ORTECH üzerinden kat malikine özel kapalı bildirim, gecikme bandına bağlı otomatik hatırlatma ve icra eşiğinde standart dosya hazırlığı birlikte çalışır. Sözleşme yönetimi tarafında ise işletme projesinin tebliği ve kesinleşmesi takvime bağlanır; icra aşamasında en çok kaybedilen nokta tam olarak burasıdır.

• İşletme projesinin usulüne uygun tebliği ve kesinleşmesinin belgelenmesi
• Sabit vade ve otomatik ödeme talimatı seçeneğinin sunulması
• Her kat malikinin kendi bakiyesini anlık görebildiği kapalı hesap ekranı
• Gecikme bantlarına bağlı, kişiye göre değişmeyen bildirim protokolü
• 90 günü aşan dosyaların istisnasız icraya intikali
• Kurulda ibra öncesinde tahsilat oranının ve 90 gün üstü alacakların raporlanması