Otel ve Konaklama Tesisi Yönetimi

Otelde tesis yönetimini zorlaştıran ne?

Otelde bir arıza iki kez maliyet üretir: bir kez onarım, bir kez de yorum puanı. Bozuk bir klima ya da akan bir duş bataryası, misafir tarafından fark edildiği anda ticari bir soruna dönüşür. Bu yüzden burada iyi tesis yönetiminin ölçütü müdahale hızı değil, misafirin arızayı hiç fark etmemesidir.

İkinci zorluk zamanlama. Otelde bakım için uygun saat, odanın boş olduğu saattir; bu da bakım planının önden rezervasyon durumuna göre kurulmasını gerektirir. Ön büroyla haftalık koordinasyon yapmayan bir teknik ekip, ya boş odayı kaçırır ya da dolu odaya girmeye çalışır.

Üçüncüsü mevsimsellik. Yüzde otuz dolulukla yüzde doksan doluluk aynı kadroyla yönetilemez. Sabit kadro kurmak, sezonda yetersiz kalıp sezon dışında gereksiz maliyet üretir.

Oda arızaları ve ön büro koordinasyonu

Otel operasyonunda teknik ekip ile ön büro arasındaki iletişim, teknik yeterlilikten daha belirleyici olabiliyor. Kat görevlisinin fark ettiği bir arızanın kaç dakikada iş emrine dönüştüğü, o odanın satılabilir kalıp kalmayacağını belirliyor.

Kurduğumuz düzen şu: kat görevlisi arızayı sistem üzerinden bildirir, iş emri otomatik açılır, aciliyet sınıfına göre süre atanır ve oda durumu ön büroda görünür hâle gelir. Böylece resepsiyon, bakımdaki odayı yanlışlıkla satmaz.

• Kat görevlisinden teknik ekibe doğrudan arıza bildirim akışı
• Aciliyet sınıflandırması: misafir odada / oda boş / ortak alan
• Oda durumunun ön büro sisteminde görünür olması
• Sık tekrarlayan arızaların oda bazında kaydı ve kök neden analizi
• Yedek parça stoğu: batarya, duş seti, klima kumandası, elektrikli aksesuar
• Sessiz çalışma kuralları ve gürültülü işler için saat kısıtı

Havuz, spa ve ıslak hacimler

Konaklama tesislerinde havuz ve spa, hem misafir memnuniyetinin hem de sağlık riskinin yoğunlaştığı alan. Su kimyası günlük ve gün içinde birden çok kez ölçülür, dezenfeksiyon sürdürülür, kayıtlar tutulur.

Sauna, buhar odası ve jakuzi gibi alanlarda ise sıcaklık kontrolü ve hijyen periyodu ayrı yürür. Bu alanlarda en sık karşılaşılan sorun, temizliğin yapılıp kaydedilmemesi; denetimde yapılmamış sayılır.

Havuz suyunun ölçüm değerleri, kullanılan kimyasal ve uygulama saati kayıt formuna işlenir. Değerler güvenli aralığın dışına çıktığında havuz kapatılır; bu karar tartışmaya açık değildir ve kayda geçirilir.

Doluluk ritmine göre kadro

Otelde kadro planlaması, doluluk tahminine dayanmadığında ya misafir bekletilir ya da boş vardiya ödenir. Sabit kadro bu ikisinin arasında kalır ve genellikle ikisini birden yapar.

Uyguladığımız yöntem iki katmanlı: yıl boyu sabit çekirdek ekip temel teknik, temizlik ve güvenliği karşılar; yoğun sezon için ek kadro sözleşmede önceden tanımlanmış tarih aralıklarında devreye girer. Bu, otele hem hazırlık süresi kazandırır hem bütçeyi öngörülebilir yapar.

Kadro planının rezervasyon verisiyle beslenmesi de gerekiyor. Aylık doluluk tahmininin teknik ekiple paylaşılması, ne kadar basit görünse de sahada en çok fark yaratan uygulamalardan biri.

Enerji: otelde en büyük değişken gider

Konaklama tesislerinde enerji, personelden sonra en büyük gider kalemi. İyi haber şu ki iyileştirme alanı da geniş, çünkü tüketimin önemli bölümü boş odaların iklimlendirilmesinden ve ayarsız sistemlerden geliyor.

Kart okuyucuya bağlı oda elektriği, boş odada iklimlendirmenin geri çekilmesi, sıcak su hattı yalıtımı, çamaşırhanede ısı geri kazanımı ve ortak alan aydınlatmasında senaryo kurulumu; bunlar büyük yatırım gerektirmeden ölçülebilir tasarruf üretir.

Önce ölçüm şart. Hangi sistemin ne kadar tükettiğini bilmeden yapılan yatırım, çoğu zaman en büyük kalemi olduğu gibi bırakır. Aylık sayaç okumalarının düzenli tutulması bu işin başlangıcı.

İstanbul genelindeki referans projelerimiz

Yönetimini üstlendiğimiz projeler. Her birinin hizmet kapsamı, organizasyon şeması ve faaliyet raporları proje sayfasında açık biçimde yayımlanır; çalışma standardımızı buradan görebilirsiniz.