Kurumsal temizlik hizmetinde fiyatı belirleyen asıl değişken metrekare değil, o metrekareyi temizlemek için gereken kadro ve sıklıktır. Maliyet dört kalemden oluşur: personel maliyeti (bordro dahil toplam işveren yükü), malzeme ve kimyasal, ekipman ile amortismanı, denetim ve yönetim payı. Teklifler ancak aynı kadro tablosu ve aynı kapsam üzerinden karşılaştırılabilir.
Neden metrekare fiyatı tek başına yanıltıcı?
Temizlik teklifi isteyen çoğu yönetim ilk olarak metrekare fiyatını sorar. Anlaşılır bir refleks ama pratikte yanıltıcıdır; çünkü aynı metrekare, kullanım yoğunluğuna göre bambaşka bir iş yükü üretir.
Bir örnek: 2.000 metrekarelik bir ofis katı ile 2.000 metrekarelik bir alışveriş merkezi ortak alanı aynı değildir. Ofiste günde bir tur yeterken, ziyaretçi trafiği yüksek bir ortak alanda ıslak hacimlerin saatlik kontrolü gerekir. Metrekare aynı, gereken kadro üç katıdır.
Bu yüzden ciddi bir teklif metrekare üzerinden değil, alan envanteri ve sıklık tablosu üzerinden kurulur. Hangi alan, hangi sıklıkta, hangi işlemle temizlenecek; bunlar belirlendikten sonra kadro hesabı çıkar ve fiyat o kadronun maliyetinden doğar.
Maliyet hangi dört kalemden oluşur?
Bir temizlik hizmeti fiyatının içine bakıldığında dört kalem görülür ve bunların ağırlığı sabittir: personel her zaman en büyük payı alır.
| Bileşen | İçeriği | Dikkat edilmesi gereken |
|---|---|---|
| Personel | Brüt ücret, SGK işveren payı, kıdem-ihbar-izin karşılığı | Toplam işveren maliyeti brüt ücretin belirgin üzerindedir |
| Malzeme ve kimyasal | Deterjan, dezenfektan, kâğıt ürünler, çöp poşeti | Dahil mi hariç mi olduğu yazılı olmalı |
| Ekipman | Zemin makinesi, elektrikli süpürge, araç-gereç, amortisman | Makineli yıkama için ekipman şart |
| Denetim ve yönetim | Saha şefi, denetim turları, raporlama, ikame organizasyonu | En çok gizlenen kalem; yoksa kalite düşer |
Kadro hesabı nasıl yapılır?
Kadro hesabının başlangıcı alan envanteridir. Her alan için temizlenecek yüzey, uygulanacak işlem ve sıklık belirlenir; buradan günlük toplam iş süresi çıkar. Toplam süre, bir personelin günlük etkin çalışma süresine bölündüğünde gereken kişi sayısı bulunur.
Burada iki nokta atlanır. Birincisi etkin çalışma süresi ile vardiya süresi aynı değildir; hazırlık, mola, ekipman taşıma ve malzeme temini süreleri düşülmelidir. İkincisi ikame: yıllık izin, resmî tatil ve raporlu günler için kadroya bir katsayı eklenmezse nokta boş kalır.
Sürekli görevli gerektiren tesislerde hesap ayrıca kontrol edilmelidir. Bir noktanın 7 gün 24 saat dolu tutulması haftada 168 saat demektir; 4857 sayılı İş Kanunu'nun 63. maddesindeki 45 saatlik haftalık sınır ve izin-rapor ikamesi hesaba katıldığında yaklaşık 4,2 personel gerekir. Bu, güvenlikte olduğu gibi temizlikte de geçerli bir hesaptır.
İki fiyatlandırma modeli: malzeme dahil mi, hariç mi?
Piyasada iki model yaygındır ve ikisinin de kendine göre avantajı vardır. Önemli olan hangisinin seçildiğinin yazılı olmasıdır.
Malzeme dahil sabit bedelde tek bir rakam ödenir ve bütçe öngörülebilir olur. Dezavantajı, birim maliyetin görünmemesi ve tüketim arttığında hizmet sağlayıcının malzeme kalitesini düşürme eğilimine girebilmesidir. Bu riski azaltmak için kullanılacak ürünlerin marka ve nitelik olarak sözleşmede tanımlanması gerekir.
İşçilik artı malzeme modelinde ise hizmet bedeli yalnızca işçiliği kapsar, malzeme işletme bütçesinden karşılanır. Şeffaflığı yüksektir; ne kadar tüketildiği görülür. Dezavantajı bütçenin dalgalanması ve satın alma takibinin yönetim tarafında iş yaratmasıdır.
Hangi model seçilirse seçilsin, kullanılan kimyasalların güvenlik bilgi formlarının dosyalanması istenmelidir. Bu hem İSG hem de denetim açısından gereklidir.
Ucuz teklifin gizli maliyeti nereden çıkar?
Teklifler arasında belirgin bir fark varsa, farkın nereden geldiği mutlaka açıklanmalıdır. Deneyimimizde kaynak neredeyse her zaman aşağıdaki altı kalemden biridir.
- Kadronun eksik hesaplanması — izin ve rapor ikamesi bütçelenmemiş
- Periyodik işlerin kapsam dışı bırakılması — cephe temizliği, makineli zemin yıkama, cila
- Haşere kontrolünün ayrı faturalanması
- Denetim ve saha şefliğinin bütçeden çıkarılması
- Ekipman yatırımının yapılmaması — makine yerine elle çalışma, kalite düşüşü
- Malzeme kalitesinin tanımlanmaması — düşük konsantrasyon, yüksek tüketim
Teklifleri eşit koşulda karşılaştırmanın yolu
Farklı firmalardan gelen teklifleri karşılaştırılabilir kılmanın tek yolu, hepsinden aynı bilgileri istemektir. Teklif çağrısına şu üç ek konulduğunda karşılaştırma tablosu kendiliğinden oluşur.
Birincisi alan envanteri ve sıklık tablosu: hangi alan, kaç metrekare, hangi sıklıkta, hangi işlemle. İkincisi kadro tablosu şablonu: unvan, kişi sayısı, vardiya, ikame yöntemi. Üçüncüsü dahil-hariç listesi: malzeme, ekipman, periyodik işler, haşere kontrolü, mesai dışı müdahale kalemlerinin her biri için "dahil" ya da "hariç" işaretlenmesi.
Bu üçü elinizde olduğunda fiyat farkının gerçek nedeni görünür hâle gelir ve karar, kat malikleri kuruluna gerekçesiyle birlikte sunulabilir.
Kalite nasıl ölçülür?
Temizlikte performans, yapılan iş sayısıyla değil denetim skoruyla ölçülür. Yöntem basittir: kontrol noktaları belirlenir, her nokta periyodik olarak puanlanır ve düşük puan alan noktalar takibe alınır.
Bu ölçüm sözleşmeye bağlandığında iki şey değişir. Birincisi tartışma sübjektif olmaktan çıkar; "temizlik kötü" yerine "şu noktanın skoru üç aydır eşiğin altında" denir. İkincisi hizmet sağlayıcı, en çok şikâyet gelen değil en düşük puan alan alana odaklanır.
Aylık raporda denetim skoruyla birlikte açılan-kapanan talep sayısının da yer alması önerilir. İkisi birlikte okunduğunda sorunun kadro yetersizliğinden mi yoksa iş dağılımından mı kaynaklandığı anlaşılır.
Sıkça Sorulan Sorular
Temizlik hizmeti metrekare üzerinden mi fiyatlandırılır?
Metrekare bir girdi ama tek başına belirleyici değildir. Fiyatı belirleyen, o alanı belirlenen sıklıkta temizlemek için gereken kadrodur. Aynı metrekare, kullanım yoğunluğuna göre çok farklı kadro gerektirir.
Malzeme fiyata dahil olmalı mı?
İki model de geçerlidir. Dahil modelde bütçe öngörülebilir ama birim maliyet görünmez; hariç modelde şeffaflık yüksektir ama bütçe dalgalanır. Önemli olan hangisinin seçildiğinin ve ürün niteliğinin sözleşmede yazılı olmasıdır.
Kadrolu personel mi, hizmet alımı mı daha ekonomik?
Kadrolu istihdamda görünür ücret düşük olabilir ama işveren yükümlülükleri, İSG sorumluluğu, izin-rapor ikamesi ve kıdem karşılıkları site üzerinde kalır. Hizmet alımında bu yükler firmaya geçer. Karşılaştırma yalnızca aylık tutar üzerinden yapılmamalıdır.
Cephe temizliği ve makineli yıkama fiyata dahil mi?
Yazılı değilse dahil değildir. Cephe cam temizliği, makineli zemin yıkama, cila ve kristalizasyon periyodik işlerdir; kapsam listesinde açıkça yer almazsa yıl içinde ayrı faturalanır.
Personel devamsızlığında hizmet aksar mı?
İkame yöntemi sözleşmede tanımlıysa aksamamalıdır. Kadro tablosunda izin, rapor ve resmî tatil ikamesinin nasıl karşılanacağı ve ikame süresi yazılı olmalıdır.
Temizlik kalitesi nasıl denetlenir?
Kontrol noktaları belirlenip periyodik olarak puanlanır; düşük puan alan noktalar bir sonraki dönemin takip listesine girer. Denetim skoru ve talep verisi aylık raporda birlikte sunulmalıdır.